Erfassen von Anforderungen: Definition von Umfang und Richtung

Die Anforderungserfassung für Ihren Anforderungsmanagementprozess ist so etwas wie eine Checkliste mit all den Dingen, die Ihre Lösung tun oder sein muss. Es ist ein Schlüsseldokument, in dem jeder sehen kann, worum es bei dem Projekt geht, was das Problem ist und wie Sie es zu lösen hoffen. Dazu gehört eine Menge Recherche, viele Interviews und Lektüre – abgesehen davon, dass Sie viele Dinge aufschreiben müssen.

Aber warum ist die Erfassung von Anforderungen so wichtig? Wie sieht der Erfassungsprozess aus? Wer sollte daran teilnehmen? Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über einen wichtigen Prozess, der mit einem einfachen Gespräch mit dem Kunden beginnt und mit einem realistischen Prototyp endet, der Ihre Anforderungen in all ihrer Pracht darstellt.

Allgemein ausgedrückt bedeutet das Sammeln von Anforderungen, dass Sie eine Liste von Dingen erstellen, die Ihr Produkt erfüllen muss. Diese Anforderungen können sehr unterschiedliche Hintergründe haben, was bei einem facettenreichen Produkt zu erwarten ist.

Was wir damit meinen, ist, dass Sie in ein und demselben Produkt sowohl Design- als auch Geschäftsanforderungen finden werden, denn jedes einzelne Produkt da draußen muss sich um mehr kümmern als nur um das Design. Wie wird Ihr Produkt Geld einbringen? Was sind die technischen Anforderungen an Ihr Produkt? Beeinflussen diese technischen Aspekte das allgemeine Design oder die ausgewählten Funktionen?

Bei der Erfassung Ihrer Anforderungen stellen Sie die Frage: „Was braucht mein Produkt?“. Für einen Neuling mag das eine einfache Frage sein, aber Sie werden überrascht sein, dass das Erfassen von Anforderungen eine echte Herausforderung sein kann. Das liegt vor allem daran, dass viele verschiedene Personen (von Designern und Ingenieuren bis hin zu Entwicklern und Geschäftsanalysten) beteiligt sind und eine Vielzahl von Standpunkten vertreten.

Eine der größten Herausforderungen bei der Anforderungserhebung besteht darin, dass sie nicht nur Input aus vielen Bereichen benötigt, sondern auch Ihr Wissen über die Bedürfnisse der Benutzer, die das Produkt abdecken soll, darstellt. Die Anforderungen sind eine Darstellung dessen, was Sie über den Benutzer wissen und was die Interessengruppen von dem Produkt erwarten – das bedeutet, dass eine beträchtliche Menge an Recherchen fällig ist, noch bevor irgendwelche Anforderungen zu Ihrer Liste hinzugefügt werden können.

Das Tolle daran? Gerade weil Sie den Beitrag verschiedener Teammitglieder benötigen, können Ihre Anforderungen ein neues Licht auf das Produkt werfen und die Sichtweise auf das Design verändern. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über das Produkt und können dem Team alle wichtigen Merkmale vor Augen führen. Werfen wir einen Blick darauf, wie wir unsere Anforderungen in der Praxis sammeln können.

Wie genau sammelt man also Anforderungen? Im Allgemeinen steht der Prozess in engem Zusammenhang mit der Definition eines Problems, das wir lösen wollen – und geht bis hin zum Prototyping von Ideen.

Zunächst einmal sollten Sie die allgemeinen Bedingungen des Projekts als Ganzes verstehen. Was ist für den Kunden das Hauptziel? Hat der Kunde schon einmal versucht, diese Lösung zu entwickeln? Wenn ja, warum ist sie seiner Meinung nach gescheitert? Hat der Kunde bereits eine Vorstellung davon, welches Problem das Produkt lösen soll?

Beginnen Sie den Prozess der Anforderungserfassung mit ausführlichen Gesprächen mit dem Kunden, um seine allgemeinen Ziele und Erwartungen zu ermitteln. Verstehen Sie die gewünschten Ergebnisse, die Zielgruppe und die wichtigsten Erfolgskennzahlen, die zur Bewertung des Projekterfolgs herangezogen werden sollen.

Sobald Sie ein klares Verständnis der Projektziele haben, definieren Sie den Umfang des Projekts. Legen Sie die Grenzen und Einschränkungen des Projekts fest, einschließlich der Funktionen, funktionalen Spezifikationen und Zielbenutzer. Dies wird Ihnen helfen, sich auf die wertvollsten Aspekte der Lösung zu konzentrieren und gleichzeitig eine Ausweitung des Umfangs zu vermeiden.

All diese anfänglichen Informationen sind sehr wertvoll, aber denken Sie nicht, dass irgendetwas davon in Stein gemeißelt ist. Im Laufe der Zeit kann es sein, dass sich die Details ändern, wenn Sie das Projekt weiterentwickeln und neue Aspekte der Lösung entdecken. In anderen Fällen kann eine kleine Recherche die Art und Weise ändern, wie Sie das Problem betrachten, das die Lösung lösen soll, wodurch sich wahrscheinlich auch die Lösung selbst ändert.

Holen Sie sich ihren Beitrag ein, gehen Sie auf ihre Bedenken ein und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten mit den Zielen und dem Umfang des Projekts einverstanden sind. Dies wird dazu beitragen, einen Konsens zu erzielen und Missverständnisse im weiteren Verlauf des Projekts zu vermeiden.

Bei allen Produkten geht es um irgendeinen Prozess im Namen des Kunden. Wie sieht der Schritt-für-Schritt-Prozess bei einem Kauf durch den Kunden aus? Sie möchten verstehen, wie das Geschäft des Kunden funktioniert, damit Sie eine Lösung entwickeln können, die sich gut daran anpasst. Das ist entscheidend, um ein Chaos zu vermeiden, wenn die Lösung online geht.

Um ein umfassendes Verständnis des Projektkontexts zu erlangen, führen Sie gründliche Recherchen durch und sammeln relevante Informationen. Erforschen Sie die Branche des Kunden, seine Konkurrenten und seine Zielgruppe, um Trends, Chancen und potenzielle Herausforderungen zu erkennen.

Analysieren Sie bestehende Lösungen auf dem Markt, um bewährte Verfahren zu verstehen, Lücken zu erkennen und von den Erfahrungen anderer zu lernen. Dies wird Ihnen helfen, Ihr Projekt zu bewerten und realistische Erwartungen zu setzen.

Sammeln Sie den ersten Input des Kunden durch Interviews, Workshops oder andere geeignete Methoden. Dadurch erhalten Sie wertvolle Einblicke in die spezifischen Bedürfnisse, Vorlieben und Erwartungen des Kunden an das Projekt.

Wenn Ihr Team beginnt, sich eine bessere Vorstellung davon zu machen, wie das Produkt aussehen und funktionieren wird, empfehlen wir Ihnen, eine ernsthafte Nutzerforschung durchzuführen. Halten Sie die Informationen, die Ihnen der Kunde gegeben hat, griffbereit, aber seien Sie bei Ihren Nachforschungen stets gewissenhaft. Sie möchten überprüfen, ob das vom Kunden definierte Problem tatsächlich lösenswert ist und ob die Definition des Problems selbst richtig ist.

Sie möchten überprüfen, ob die Definition des Zielbenutzers zutreffend ist und beginnen, die Benutzer zu verstehen. An dieser Stelle wird das Sammeln von Anforderungen zu einem engen Partner der Benutzerforschung, denn Sie lernen mehr über die Menschen, die Ihr Produkt verwenden werden. Dieser Lernprozess kann sich auf die Anforderungen auswirken, die Sie letztendlich in Ihre Liste aufnehmen, da Sie eine bessere Vorstellung davon bekommen, welche Kästchen Sie mit Ihrem Design abhaken müssen.

Wir empfehlen immer, bei der Benutzerforschung aufs Ganze zu gehen. Dies ist der richtige Zeitpunkt, um die großen Geschütze wie mentale Modelle, User Journeys, User Personas und alle anderen Tools aufzufahren, die Aufschluss über die Bedürfnisse und Wünsche der Benutzer geben können.

Sobald Sie Designanforderungen haben, ist es wichtig, diese mit allen Beteiligten und verschiedenen Teilen des Teams zu teilen. Die ursprünglichen Anforderungen, die wir vom Kunden erhalten haben, haben der Konstruktions- und Entwicklungsabteilung vielleicht einige technische Anforderungen deutlich gemacht. Die neu hinzugekommenen Design-Anforderungen haben auch technische Implikationen, die zu mehr technischen Anforderungen führen – das ist in Ordnung.

Erstellen Sie ein umfassendes Anforderungsdokument, das alle gesammelten Informationen in einem organisierten und zugänglichen Format enthält. Verwenden Sie eine einheitliche Struktur und ein einheitliches Nummerierungssystem, um Klarheit zu schaffen und das Nachschlagen zu erleichtern.

Kategorisieren Sie die Anforderungen nach ihrer Wichtigkeit, Dringlichkeit und Übereinstimmung mit den Projektzielen. So können Sie sich auf die wichtigsten Funktionen konzentrieren und eine Ausweitung des Umfangs vermeiden.

Verwenden Sie Priorisierungstechniken wie die MoSCoW-Priorisierung oder die Kano-Analyse, um die Anforderungen zu ordnen. Auf diese Weise können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, welche Funktionen in die erste Version aufgenommen werden sollen und welche auf spätere Iterationen verschoben werden können.

Beziehen Sie die Interessengruppen in den Priorisierungsprozess ein, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse und Präferenzen im Endprodukt berücksichtigt werden. So können Sie sicherstellen, dass das Projekt für die Zielgruppe einen Mehrwert bietet.

All diese Anforderungen sollen definieren, wie sich die endgültige Lösung anfühlen und aussehen wird. All dies soll Ihnen und Ihrem Team helfen, einen wireframe zu erstellen, der all diese Anforderungen in etwas Greifbares, Konkretes umsetzt.

Beginnen Sie mit Low-Fidelity-Prototypen, um schnell verschiedene Konzepte zu testen und erstes Feedback einzuholen. Während Sie das Design verfeinern, erstellen Sie detailliertere High-Fidelity-Prototypen, die dem Endprodukt sehr ähnlich sind.

Tauschen Sie Prototypen mit Interessengruppen und Benutzern aus, um deren Meinung einzuholen und mögliche Probleme zu erkennen. Nutzen Sie ihr Feedback, um das Design zu überarbeiten und notwendige Anpassungen an den Anforderungen vorzunehmen.

Die Rolle des Prototyping bei der Anforderungserhebung ist von größter Bedeutung. Ein häufiger Fehler ist es, die allgemeinen Anforderungen erst spät im Entwicklungsprozess des Produkts der Phantasie der Beteiligten zu überlassen. Schon zu einem frühen Zeitpunkt, wenn Sie beginnen, die Anforderungen des Kunden zu verstehen, kann die Erstellung eines Prototyps einen erheblichen Mehrwert für das Projekt bedeuten.

Zu Beginn werden Ihre Anforderungen fließend sein, wenn Sie die Besonderheiten des Projekts entdecken. Danach werden Änderungen unwahrscheinlicher, da Sie Ihre Entscheidungen validieren und mit dem Prototyping der Lösung fortfahren.

Achten Sie während des gesamten Anforderungsmanagementprozesses darauf, das Dokument regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass es korrekt und aktuell bleibt. Im Laufe des Projekts müssen Sie die Anforderungen möglicherweise aufgrund neuer Informationen, veränderter Prioritäten oder des Feedbacks von Interessengruppen aktualisieren.

Seien Sie darauf vorbereitet, die Anforderungen während des gesamten Projektlebenszyklus zu iterieren. Agile Methoden betonen oft die iterative Entwicklung und die kontinuierliche Verbesserung, was Flexibilität und Anpassung an veränderte Umstände ermöglicht.

Und wie immer sollten Sie bei jedem einzelnen Schritt eng mit dem Team zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass jeder die Anforderungen versteht und auf dieselben Ziele hinarbeitet. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und einen reibungslosen Entwicklungsprozess zu gewährleisten.

Die Genehmigung ist ein entscheidender Schritt im Prozess der Anforderungserfassung. Sie stellt sicher, dass alle wichtigen Interessengruppen mit den dokumentierten und priorisierten Anforderungen übereinstimmen und diese akzeptieren. Sie dient als formale Vereinbarung, die die Grundlage für die Durchführung des Projekts bildet.

Wenn Sie eine formelle Genehmigung einholen, haken Sie nicht nur ein Kästchen ab, sondern Sie schaffen eine gemeinsame Verpflichtung aller Beteiligten. Es ist, als würden Sie einen Vertrag unterzeichnen, der die Bedingungen für das Projekt festlegt und sicherstellt, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.

Ein gut durchgeführter Genehmigungsprozess bietet mehrere Vorteile. Er verringert das Risiko von Missverständnissen, fördert die Akzeptanz der Beteiligten, strafft den Entwicklungsprozess und verbessert die Verantwortlichkeit. Es ist wie ein klarer Fahrplan, der Ihr Team auf ein gemeinsames Ziel hinführt.

Behandeln Sie die Genehmigung also nicht als bloße Formalität. Investieren Sie Zeit und Mühe, um die Beteiligten einzubeziehen, eine klare und präzise Dokumentation bereitzustellen und Bedenken umgehend auszuräumen. Ein solides Genehmigungsverfahren ist der Schlüssel zur Erschließung des vollen Potenzials Ihres Projekts.

Wenn es darum geht, Anforderungen zu sammeln, geht es vor allem darum, die Lösung, die Situation, den Kunden und den Benutzer besser zu verstehen. Eine umfangreiche Online-Recherche kann hilfreich sein, um den Sektor und die Branche des Kunden zu verstehen, aber sie wird Ihnen nicht helfen, die innere Dynamik des Unternehmens des Kunden zu verstehen.

Je nachdem, was Sie designen, müssen Sie genau wissen, wie die Dinge in dem Unternehmen ablaufen und wie es mit den Benutzern umgeht. Dafür müssen Sie ganz nah an den Kunden herankommen und die richtigen Techniken für das Anforderungsmanagement anwenden, um großartige Ergebnisse zu erzielen.

Traditionelle Methoden, die oft mit Wasserfall-Methoden in Verbindung gebracht werden, betonen strukturierte und sequenzielle Prozesse. Sie konzentrieren sich auf eine detaillierte Dokumentation und Planung im Vorfeld und eignen sich daher gut für Projekte mit klaren Zielen und stabilen Anforderungen. Interviews, Dokumentenanalyse und Umfragen sind gängige Techniken innerhalb dieses Ansatzes.

Der Endbenutzer steht im Mittelpunkt des Prozesses der Anforderungserhebung, denn nur so können Produkte entwickelt werden, die wirklich den Bedürfnissen der Benutzer entsprechen. Techniken wie Benutzerbeobachtung, Prototyping und Usability-Tests werden eingesetzt, um sicherzustellen, dass das Produkt den Erwartungen der Benutzer entspricht. Indem Sie das Verhalten, die Motivation und die Probleme der Benutzer verstehen, können Sie Lösungen entwickeln, die bei Ihrer Zielgruppe wirklich ankommen.

Die Förderung der Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten ist für eine erfolgreiche Anforderungserfassung von entscheidender Bedeutung. Workshops, Brainstorming-Sitzungen und Fokusgruppen bieten Plattformen für den offenen Dialog, die Ideenfindung und die Konsensbildung. Indem Sie Benutzer, Entwickler und Geschäftsanalysten in den Prozess einbeziehen, können Sie sicherstellen, dass sich alle an den Projektzielen orientieren und dafür einsetzen.

Um tiefere Einblicke in die Bedürfnisse der Nutzer und potenzielle Produktinnovationen zu gewinnen, sollten Sie kreative und unkonventionelle Techniken einsetzen. Design Thinking, ethnografische Forschung und Gamification können Stakeholder auf eine immersivere und ansprechendere Weise einbinden. Diese Methoden können Ihnen helfen, verborgene Bedürfnisse aufzudecken, neue Möglichkeiten zu identifizieren und eine Innovationskultur zu fördern.

Agile Methoden legen den Schwerpunkt auf einen flexiblen und kollaborativen Ansatz bei der Anforderungserfassung, der sich deutlich von der Vorabdokumentation unterscheidet, die häufig mit traditionellen Wasserfallmodellen verbunden ist.

Dieser Ansatz betont die kontinuierliche Erkundung, die aktive Einbeziehung von Interessengruppen, insbesondere von Endbenutzern, und die Priorisierung von Anforderungen auf der Grundlage ihres Wertes und ihrer Dringlichkeit.

Das Projekt wird in kleinere Iterationen unterteilt, jede mit einem eigenen Satz von Anforderungen, und das Product Backlog wird durch Techniken wie User Stories, Story Points und Backlog Grooming kontinuierlich verfeinert.

Dieser agile Ansatz bringt mehrere Vorteile mit sich. Erstens erhöht er die Kundenzufriedenheit, indem er die Beteiligten frühzeitig und häufig in den Entwicklungsprozess einbezieht.

Zweitens reduziert es Risiken, indem es durch seinen iterativen Ansatz eine frühzeitige Erkennung und Abschwächung ermöglicht. Drittens verbessert es die Flexibilität, indem es den Teams ermöglicht, sich an veränderte Anforderungen und Marktbedingungen anzupassen.

Und schließlich verbessert es die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, indem es ein kollaboratives Umfeld fördert, in dem alle an gemeinsamen Zielen arbeiten.

Die im Folgenden beschriebenen Allzweckvorlagen können bei verschiedenen Softwareentwicklungsprojekten von großem Nutzen sein. Sie helfen bei der Visualisierung und dem Verständnis von Projektanforderungen, erleichtern die effektive Kommunikation mit den Beteiligten und gewährleisten das korrekte Design und die Implementierung von Softwaresystemen.

• Anwendungsfall-Diagramme: Stellen die Interaktionen zwischen Benutzern und einem System visuell dar.
• Anwenderberichte: Beschreiben Sie ein gewünschtes Merkmal oder eine Funktionalität aus der Sicht des Benutzers.
• Datenflussdiagramme: Veranschaulichen den Fluss von Daten durch ein System.
• Entity-Relationship-Diagramme: Modellieren Sie die Beziehungen zwischen Dateneinheiten.
• Kontextdiagramme: Zeigen die Grenzen des Systems und die Interaktionen mit seiner Umgebung.

Die branchenspezifischen Vorlagen können bei der Einhaltung etablierter Entwicklungsmethodiken helfen, einen strukturierten Rahmen für die Verwaltung komplexer Projekte bieten und eine effektive Zusammenarbeit zwischen funktionsübergreifenden Teams gewährleisten.

• Vorlagen für den Lebenszyklus der Softwareentwicklung (SDLC): Bieten strukturierte Richtlinien für verschiedene Phasen der Softwareentwicklung.
• Agile Vorlagen: Unterstützen Sie iterative und inkrementelle Entwicklungsmethoden.
• Vorlagen für Geschäftsanalysen: Konzentrieren Sie sich auf das Verständnis von Geschäftsanforderungen und -prozessen.

Auf der Suche nach Vorlagen für Anforderungserhebungen bietet das Internet eine Fülle von Ressourcen. Von spezialisierten Vorlagenbibliotheken bis hin zu Projektmanagement-Tools und Online-Communities finden Sie eine Vielzahl von Optionen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.

• Vorlagen-Bibliotheken: Websites wie Lucidchart, Draw.io und Creately bieten eine riesige Sammlung von vorgefertigten Vorlagen.
• Projektverwaltungssoftware: Tools wie Jira, Asana und Trello enthalten oft integrierte Vorlagen für die Erfassung von Anforderungen.
• Online-Gemeinschaften: Plattformen wie Reddit und Stack Overflow können spezifische Vorlagen oder Ratschläge für den Bereich Ihres Projekts liefern.

Das Sammeln von Anforderungen für ein brandneues UX-Projekt ist ein Prozess, der Zeit und Mühe kosten kann, aber nicht verhandelbar ist. Unabhängig von der Marke oder der Branche brauchen Designteams eine Richtung – sie müssen wissen, was sie anstreben. Das ist die Aufgabe der Anforderungen: Sie geben Ihnen Umfang, Grenzen, Definitionen und Ziele vor.

Ein entscheidender Schritt in jedem Projekt ist es, sich die Zeit zu nehmen, um die anfänglichen Anforderungen des Kunden zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team den Kunden und die Probleme, die er mit dem Produkt lösen will, verstehen, bevor Sie versuchen, die Benutzer selbst zu verstehen. Eine sorgfältig erstellte Dokumentation, an der alle Beteiligten mitwirken, ist der Schlüssel.