Funktionale Spezifikationsdokumente: der vollständige Leitfaden

Die Minderung von Risiken ist eines der wertvollsten Dinge, die Sie bei einem Projekt tun können. Die Reduzierung potenzieller kostspieliger Probleme oder verschwenderischer Aktionen sorgt für einen reibungslosen Design- und Entwicklungsprozess. Außerdem zaubert es ein Lächeln auf die Gesichter der Beteiligten und steigert die Effizienz.

Eine Möglichkeit, die Kopfschmerzen beim UX Design zu lindern und die Kommunikation zwischen Ihrem Team zu verbessern, ist die Erstellung und Verwendung eines Pflichtenhefts, das als einzige Quelle der Wahrheit für das bevorstehende Projekt dient.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Pflichtenheft ist, warum Ihr Team eines braucht und wie Sie es erstellen.

Funktionsspezifikationen sind so etwas wie die Blaupause für jedes Softwareprojekt. Sie umreißen alles, was das System tun muss, und stellen sicher, dass alle – von den Entwicklern über die Designer bis hin zu den Stakeholdern – auf der gleichen Seite stehen, wenn es darum geht, was gebaut werden soll.

Aber was unterscheidet funktionale Spezifikationen von technischen?

Funktionale Spezifikationen konzentrieren sich darauf, was das System tun soll, während technische Spezifikationen sich damit befassen, wie das System tatsächlich funktionieren wird. Stellen Sie sich das so vor: Wenn die funktionalen Spezifikationen die detaillierte Karte sind, die Sie auf Ihrer Reise begleitet, sind die technischen Spezifikationen die Technik hinter dem Auto, das Sie fahren.

Der richtige Zeitpunkt für die Erstellung eines Pflichtenhefts ist in der frühen Planungsphase eines Projekts. Bevor Code geschrieben oder Designs fertiggestellt werden, ist es wichtig, dass dieses Dokument vorhanden ist. Es bildet die Grundlage und fügt sich nahtlos in den gesamten Lebenszyklus des Projekts ein. Es dient als Wegweiser durch Design, Entwicklung und sogar Tests.

Funktionale Spezifikationen dienen mehreren wichtigen Zwecken:

1. Klarheit und Kommunikation
Im Kern enthalten diese Dokumente klare, detaillierte Anweisungen für Entwickler, Designer und Beteiligte. So wird sichergestellt, dass jeder versteht, was getan werden muss und warum es wichtig ist.

2. Umfangsmanagement
Funktionale Spezifikationen verhindern eine Ausweitung des Projektumfangs, indem sie klar festlegen, welche Funktionen im Projekt enthalten sind und welche nicht. Ohne diese Klarheit können Teams leicht von unerwarteten Funktionen oder Änderungen überwältigt werden.

3. Dokumentieren der Anforderungen
Sie erfassen auch alle Benutzer- und Geschäftsanforderungen. Sie stellen sicher, dass das zu entwickelnde Produkt die richtigen Probleme löst und die Erwartungen aller Beteiligten erfüllt.

4. Teams aufeinander abstimmen
Eine gute funktionale Spezifikation gleicht die Erwartungen der verschiedenen Teams ab – Design, Entwicklung, Qualitätssicherung und Stakeholder. Mit diesem gemeinsamen Verständnis können die Teams reibungsloser zusammenarbeiten und kostspielige Missverständnisse vermeiden.

Nachdem wir nun erklärt haben, warum funktionale Spezifikationen so wichtig sind, wollen wir uns nun dem Dokument selbst zuwenden. Ein Pflichtenheft ist mehr als nur eine Liste von Aufgaben – es ist das Fundament, das alles zusammenhält. Es sorgt dafür, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und dass Entwickler, Designer und Stakeholder auf derselben Seite stehen.

Schauen wir uns einmal genauer an, was ein typisches Pflichtenheft enthält.

Jedes großartige Projekt beginnt mit einem klaren Ziel. Der Projektüberblick gibt einen Überblick über das Geschehen: Welches Problem lösen wir? Was ist das Hauptziel? Das ist sozusagen das „Warum“ hinter allem. Dieser Teil gibt die Richtung vor und hilft allen, zu verstehen, wohin die Reise geht, ohne sich in den Details zu verzetteln.

Wer ist beteiligt und wer ist für was verantwortlich? Das ist es, was dieser Abschnitt behandelt. Aber es ist mehr als nur eine Liste von Namen. Er zeigt, wie jeder in das Projektpuzzle passt, vom Produktmanager bis zu den Designern, so dass jeder weiß, an wen er sich wenden muss, wenn Fragen auftauchen. Betrachten Sie es als eine Art Teamliste für das Projekt.

Zu verstehen, wer das Produkt nutzen wird, ist genauso wichtig wie zu wissen, wie man es baut. In diesem Abschnitt wird ein Bild der Benutzer gezeichnet – ihre Rollen, ihre Ziele und ihre Anforderungen an das Produkt. Indem Sie diese Personas definieren, stellen Sie sicher, dass das Produkt mit Blick auf reale Benutzer und nicht nur auf abstrakte Ideen designt wird.

Hier werden die Dinge ein wenig praktischer. Anwendungsfälle und Szenarien erwecken das Produkt zum Leben, indem sie zeigen, wie die Benutzer mit dem Produkt interagieren. Ganz gleich, ob es sich um eine einfache Aktion oder einen komplexen Ablauf handelt, in diesem Abschnitt werden die typischen Situationen beschrieben, mit denen ein Benutzer konfrontiert werden könnte und wie das Produkt ihm hilft, seine Ziele zu erreichen. Es ist fast so, als würde man die Geschichte des Produkts erzählen, wobei jeder Anwendungsfall ein anderes Kapitel darstellt.

An dieser Stelle tauchen wir in den Kern des Produkts ein. Die funktionalen Anforderungen legen genau fest, was das Produkt tun muss, Funktion für Funktion. Sie sind das Herzstück des Dokuments und geben den Entwicklern eine klare Richtung vor, wie sie das Produkt zum Leben erwecken können. Aber es ist nicht nur eine trockene Liste – es geht darum, echte Probleme zu lösen und einen Mehrwert für die Benutzer und das Unternehmen zu schaffen.

Jedes System hat seine eigenen Regeln, und in diesem Abschnitt geht es darum, diese klar zu machen. Geschäftsregeln umreißen die Logik und die Bedingungen, die befolgt werden müssen, um sicherzustellen, dass alles so funktioniert, wie es soll. Ganz gleich, ob es sich um einen bestimmten Arbeitsablauf oder einen komplexen Entscheidungsprozess handelt, in diesem Teil werden die Grundregeln für das Verhalten des Systems festgelegt.

Es ist wichtig, die Zustimmung der wichtigsten Beteiligten einzuholen, bevor Sie weitermachen. In diesem Abschnitt wird festgehalten, welche Funktionen und Entscheidungen von den Beteiligten genehmigt wurden, damit alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. Das ist das grüne Licht, damit das Projekt ohne spätere Überraschungen fortgesetzt werden kann.

Beim Umfang geht es um die Grenzen – was ist drin und was ist draußen. Dieser Abschnitt stellt sicher, dass jeder versteht, was das Projekt umfassen wird und was nicht. Er hilft dabei, die Erwartungen zu steuern und verhindert die schleichende Ausweitung von Funktionen, die den Zeitplan und das Budget sprengen kann.

Kein Projekt ist ohne Risiken. In diesem Teil des Dokuments werden potenzielle Risiken und Annahmen hervorgehoben, ob es sich nun um technische Herausforderungen, Budgetbeschränkungen oder zeitliche Probleme handelt. Wenn Sie diese frühzeitig aufzeigen, kann das Team vorausplanen und wird später nicht überrumpelt.

Nicht alles dreht sich um Funktionen. Nicht-funktionale Anforderungen konzentrieren sich auf die allgemeinen Qualitäten des Produkts, wie Leistung, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Dies sind die Dinge, die sicherstellen, dass das Produkt gut funktioniert, sich intuitiv anfühlt und die Erwartungen der Benutzer über die Bereitstellung von Funktionen hinaus erfüllt.

Hier geht es darum, wie das System eingerichtet werden soll. In diesem Abschnitt werden die Schritte beschrieben, die zur Konfiguration des Produkts erforderlich sind, sei es die Einrichtung von Benutzerkonten oder die Anpassung von Einstellungen. So stellen Sie sicher, dass das System einsatzbereit ist, wenn es soweit ist.

Stellen Sie sich vor, Sie beginnen einen Roman ohne Planung zu schreiben. Ist das möglich? Vielleicht. Ist es wahrscheinlich, dass es gelingt? Darauf können Sie Ihr Leben verwetten. Stellen Sie sich also vor, Sie würden ein Stück Software ohne Planung in Code umsetzen! Die Dokumentation Ihrer funktionalen Spezifikation dient als Fahrplan für Ihre Entwickler.

Die Entwicklung ist schon schwierig und fehleranfällig genug, ohne dass sie Zeile für Zeile Code schreiben müssen, ohne dass sie eine Struktur oder einen Plan haben, der sie leitet. Die meisten Entwickler, die etwas auf sich hielten, würden ohne einen solchen Plan gar nicht erst anfangen.

Joel Spolsky stimmt sicherlich zu, dass das Fehlen eines Pflichtenhefts bedeutet, dass Sie viel mehr Zeit für die Programmierung aufwenden und einen Code produzieren müssen, der weniger effizient und von geringerer Qualität ist und es schwieriger macht, später Fehler zu beheben. Außerdem besteht die Gefahr, dass Sie ein unzusammenhängendes Produkt erhalten, das seinen Zweck nicht erfüllt.

Ein weiterer Grund für die Verwendung von Pflichtenheften vor der Entwicklung von Produkten oder Produktmerkmalen ist die Vermeidung des berüchtigten Design by Committee-Problems. Denn mit Hilfe von Pflichtenheften können Sie alle Beteiligten an Bord holen und persönliche Annahmen über die Funktionen des Produkts ausräumen, so dass Sie Funktionen entwickeln können, die echte Probleme für Ihre Benutzer lösen.

Sobald der Prozess der Anforderungserfassung und die funktionale Spezifikation festgelegt sind, werden Sie feststellen, dass alles viel reibungsloser abläuft. Jeder weiß, was er zu tun hat, und arbeitet auf der Grundlage derselben Quelle der Wahrheit, so dass es weniger Hin und Her zwischen den verschiedenen Abteilungen gibt.

Die Tatsache, dass alle Beteiligten involviert sind und die Rollen aller Beteiligten sowie die Erwartungen an die einzelnen Abteilungen festgelegt sind, bedeutet, dass es keine Grauzonen gibt, wenn es darum geht, Aufgaben zu erledigen. Das Lastenheft lässt keinen Stein auf dem anderen, so dass jeder seine Arbeit machen und sicherstellen kann, dass kein Detail ausgelassen wird.

Wenn Sie schließlich von Anfang an ein Pflichtenheft mit allen Funktionen der Lösung haben, die Sie für den Benutzer lösen wollen, können Sie die gefürchtete schleichende Zunahme von Funktionen verhindern.

Funktionale Spezifikationsdokumente verhindern unerwünschte Designänderungen, plötzliche Schwenkungen oder Richtungswechsel, die vom Kunden oder anderen Beteiligten initiiert werden. Denn wenn Sie Ihr Pflichtenheft richtig gemacht haben, liefert es bereits eine umfassende Antwort auf die Frage, die das Problem des Benutzers aufwirft, und bietet eine angemessene Lösung. Alles, was darüber hinausgeht, ist unnötig.

Funktionsspezifikationsdokumente sind in erster Linie für Entwickler gedacht, denn sie sind diejenigen, die die Lösung für den Benutzer programmieren. Diese Dokumente sind jedoch nicht nur für Entwickler gedacht. Sie sollten klar und für jeden im Team zugänglich sein, auch für Designer, Interessenvertreter und den Kunden. Es ist wichtig, dass dieses Dokument als gemeinsame Ressource dient – etwas, auf das jeder während des gesamten Projekts zurückgreifen kann. In vielerlei Hinsicht ist es der Klebstoff, der das gesamte Team zusammenhält.

Für Entwickler ist es unglaublich wertvoll, ein Pflichtenheft in der Hand zu haben, bevor sie mit der Programmierung beginnen. Es legt die Erwartungen fest und gibt ihnen eine klare Vorstellung davon, was die Software leisten soll. Ohne ein solches Pflichtenheft stoßen die Entwickler später oft auf Probleme und müssen feststellen, dass Teile des Systems nicht wie erwartet funktionieren, weil es von Anfang an keinen soliden Plan gab. Die Verwendung einfacher Sprache und visueller Mittel wie Diagramme macht es für alle Beteiligten noch einfacher zu verstehen, wie das System funktionieren wird.

Das Verfassen eines Pflichtenhefts ist selten die Aufgabe einer einzelnen Person. In den meisten Fällen leitet ein Produktmanager das Projekt, aber er macht es nicht allein. Sie arbeiten mit UX-Designern, Entwicklern, Kunden und anderen Stakeholdern zusammen, um sicherzustellen, dass alles abgedeckt ist. Das Team sorgt dafür, dass alle auf derselben Seite stehen und unterstützt die Richtung des Projekts, indem es Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen frühzeitig einbezieht.

Die Erstellung eines Lastenheftes ist kein isolierter Vorgang – es ist ein gemeinschaftlicher Prozess, an dem eine Reihe von Personen mit unterschiedlichem Fachwissen beteiligt sind. Jeder von ihnen spielt eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, die Dinge richtig zu machen. Hier sehen Sie, wer alles beteiligt ist.

Sie sind das Herzstück beim Sammeln aller notwendigen Details. Business-Analysten und Produktmanager verstehen die Ziele des Projekts sowohl aus der Geschäfts- als auch aus der Benutzerperspektive. Sie nehmen große Ideen auf und formen sie in klare Schritte um, damit das Produkt seine Ziele erreichen kann. Sie sind die Bindeglieder und sorgen dafür, dass die Vision für alle Beteiligten klar ist.

Nachdem die Ziele umrissen sind, kommen die Designer ins Spiel. Ihre Aufgabe ist es, das UI-Design, die Layouts und die Interaktionen zu entwerfen, mit denen die Benutzer arbeiten werden. Designer setzen Ideen in Wireframes und Mockups um und arbeiten aus, wie alles aussehen und funktionieren soll. Sie konzentrieren sich darauf, wie die Benutzer mit dem Produkt interagieren werden, wobei sie ein Gleichgewicht zwischen Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit herstellen.

Entwickler sind die Baumeister. Sobald der Plan steht, setzen sie diese Entwürfe in funktionierende Software um. Aber sie befolgen nicht nur Anweisungen. Die Entwickler liefern oft schon während der Planung wichtige Beiträge, indem sie aufzeigen, was technisch möglich ist und Verbesserungen vorschlagen. Dieses Hin und Her trägt dazu bei, später unnötige Probleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass das Produkt reibungslos funktioniert.

Die Hauptnutzer sind die Personen, die genau wissen, was von der Software benötigt wird. Sie kennen die Feinheiten der täglichen Aufgaben und die Herausforderungen, die gelöst werden müssen. Ihr Feedback ist entscheidend dafür, dass das Produkt den tatsächlichen Bedürfnissen entspricht und in der Praxis gut funktioniert.

Sammeln Sie Anforderungen, indem Sie dem Kunden zuhören und eine gründliche Benutzerforschung durchführen. In dieser Phase werden Sie eine Vielzahl von Informationen aufschreiben. Um all diese Informationen zu verwalten, können Sie ein Tool zur Anforderungserfassung. Wenn Sie diese Anforderungen dokumentieren, achten Sie darauf, dass jede einzelne spezifisch, messbar und eindeutig ist. Diese Klarheit ist der Schlüssel, um Verwirrung zu vermeiden und den Bedarf an zukünftiger Nacharbeit zu verringern. Legen Sie außerdem Prioritäten für diese Anforderungen fest, die sich eng an den Geschäftszielen orientieren, damit sie während des gesamten Projektzyklus leicht nachvollzogen werden können.

Identifizierung von Annahmen und Beschränkungen: Beginnen Sie Ihr Projekt richtig, indem Sie alle potenziellen Annahmen und Einschränkungen umreißen, die sich auf die Reichweite des Projekts, den Zeitplan oder die Verwendung der Ressourcen auswirken könnten. Denken Sie an Dinge wie technische Hürden, Regeln, die Sie befolgen müssen, wie viel Geld Sie zur Verfügung haben oder was der Kunde konkret wünscht.

Strategien zur Verwaltung und Abschwächung von Annahmen und Beschränkungen: Entwickeln Sie Strategien, um mit diesen Annahmen umzugehen und die Einschränkungen zu mildern. Dies kann eine Notfallplanung, eine Erhöhung der Budgetzuweisungen oder eine Anpassung der Projektzeitpläne beinhalten. Die klare Dokumentation dieser Strategien in den funktionalen Spezifikationen kann dazu beitragen, potenzielle Herausforderungen zu vermeiden und eine reibungslosere Projektausführung zu gewährleisten.

Nachdem Ihr Prototyp fertiggestellt ist, können Sie eine erste Runde von Benutzertests einleiten, um die ursprünglichen Annahmen von Ihnen und Ihrem Kunden zu testen, d.h. alles über den Benutzerfluss, die mentalen Modelle der Benutzer und die Art und Weise, wie sie die Software verwenden. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie testen können, ob diese Funktionen für Ihre Hauptpersonen tatsächlich nutzbar sind.

Wenn die Tests Ihre Annahmen bestätigen, beginnen Sie mit dem Verfassen Ihres Pflichtenheftes. Dieses Dokument dient den Entwicklern als Blaupause für die Programmierung des Endprodukts.

Versuchen Sie nicht, ein Pflichtenheft im Alleingang zu erstellen. Versuchen Sie vielmehr, wenn möglich, mindestens eine Person aus jeder an der Entwicklung des Produkts beteiligten Abteilung einzubeziehen, einschließlich des Kunden. Indem wir verschiedene Standpunkte einbeziehen, stellen wir sicher, dass das Dokument alle wichtigen Gesichtspunkte abdeckt. Es gibt ein paar gute Gründe, Einblicke von verschiedenen Teams zu erhalten:

Besseres Verständnis: Jedes Team bringt etwas anderes in die Diskussion ein. Sie wissen vielleicht, wo die technischen Grenzen liegen, was die Kunden wünschen oder wie die tägliche Arbeit beeinflusst wird.

Weniger Fehler: Wenn jeder den Plan überprüft, ist es einfacher, Probleme frühzeitig zu erkennen. Das spart später Zeit und Geld.

Stärkere Teamarbeit: Wenn die Mitarbeiter bei der Ausarbeitung des Plans mithelfen, werden sie mit größerer Begeisterung an dem Projekt arbeiten. Dadurch arbeitet das gesamte Team besser.

Dieser gemeinschaftliche Ansatz stellt sicher, dass das Dokument ein umfassendes Verständnis des Projekts aus allen Blickwinkeln widerspiegelt.

Erstens ist es hilfreich, eine Software zu verwenden, die eine gute Versionskontrolle bietet. Viele Pflichtenhefte werden in Microsoft Word geschrieben. Google Docs ermöglicht jedoch eine bessere Versionskontrolle, was bei der Produktentwicklung entscheidend ist.

Oft beschweren sich Entwickler über die unübersichtliche Versionskontrolle in Word-Dokumenten und darüber, dass sie nicht genau sehen können, wann und wo eine bestimmte Änderung vorgenommen wurde. Es gibt auch den Fall, dass es viel einfacher ist, Änderungen an einem Dokument in der Cloud mit einem Google Doc zu synchronisieren.

In den meisten Fällen wird Ihr Pflichtenheft in einfacher Sprache verfasst sein. Der Grund dafür ist, dass es einfacher ist, Funktionen zu diskutieren und die Lösungen eines Produkts in einfacher Sprache zu designen – und diese Ideen zu überarbeiten – als dies in Code zu tun.

Das ist der Hauptgrund, warum es überhaupt Dokumente für funktionale Spezifikationen gibt. Klartext und Diagramme machen alles von Anfang an klarer. Entwickler, die mit der Arbeit beginnen, ohne dieses Dokument zur Hand zu haben, stellen oft fest, dass sie später Probleme mit ihrem Code haben.

Kurz gesagt, die Dokumentation der Funktionsspezifikation enthält nicht zu viel Fachsprache und Jargon, sondern ist eher eine Beschreibung der verschiedenen Verhaltensweisen und Lösungen für ein Problem, das für den Benutzer gelöst werden muss.

Für das eigentliche Dokument selbst ist die Verwendung einer Vorlage für ein Pflichtenheft ein Kinderspiel. Wir haben sogar ein paar Beispiele für Funktionsspezifikationsdokumente beigefügt, die Sie herunterladen und sofort ausfüllen können.

Diese Vorlagen sind bereits mit einem Inhaltsverzeichnis versehen und viele enthalten alle Abschnitte und Überschriften, die Sie benötigen. Sie müssen dann nur noch jedes Feld bearbeiten, um die relevanten Informationen aus Ihrem eigenen Projekt einzufügen. Die meisten dieser Vorlagen können Sie sogar kopieren und in Ihr bevorzugtes Textverarbeitungsprogramm einfügen.

Vorlagen bieten große Vorteile bei der Erstellung von Pflichtenheften und sorgen dafür, dass die Dokumente in Ihrem Unternehmen einheitlich und klar aussehen. Das hilft allen Beteiligten, die Informationen besser zu verstehen. Außerdem sparen sie Zeit, weil Sie nicht jedes Mal von vorne anfangen müssen, wenn Sie ein neues Dokument benötigen. Die Teams können sich mehr auf den eigentlichen Inhalt konzentrieren und müssen sich weniger Gedanken über die Formatierung des Dokuments machen.

Sie sind außerdem flexibel und können an die funktionalen Anforderungen Ihres Projekts oder an die Standards Ihrer Organisation angepasst werden. Diese Anpassungsfähigkeit macht sie für eine Vielzahl von Projekten geeignet.

Denken Sie bei der Auswahl einer Vorlage daran, was Ihr Projekt braucht und was Ihr Team bevorzugt. Es ist eine gute Idee, sich mehrere Beispiele für Pflichtenhefte anzusehen, um die beste Vorlage für die Größe und Komplexität Ihres Projekts zu finden. Bei vielen Plattformen können Sie die Vorlagen anpassen, so dass Sie sie perfekt auf Ihre Bedürfnisse abstimmen können. Wenn Sie sie geschickt einsetzen, können Sie den gesamten Prozess reibungsloser gestalten, Fehler reduzieren und sicherstellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird.

Wie wir bereits erwähnt haben, sollten Sie einige Anwendungsfälle bereithalten, die Sie in Ihr Pflichtenheft einfügen können. Diese erläutern die Gründe für jede Funktion und liefern einen Kontext, wie die Funktion funktionieren soll. Es muss keine lange Geschichte sein, sondern nur etwas, das das Problem verdeutlicht, das die Funktion lösen wird.

Stellen Sie sich den folgenden Anwendungsfall für eine Autovermietungs-App vor:

„Der Benutzer fährt zu einem Parkplatz und stellt fest, dass das Auto, das er reserviert hat, nicht da ist. Er überprüft die Reservierung in unserer App, die ihm mitteilt, dass das Auto noch nicht vom vorherigen Nutzer zurückgegeben wurde, und bietet ihm ein anderes Fahrzeug auf dem Parkplatz zu einem reduzierten Preis an. Der Nutzer kann dann entscheiden, ob er dieses Fahrzeug annehmen oder ablehnen möchte. „

Benutzerabläufe veranschaulichen, wie Anwendungsfälle und Benutzerszenarien in Ihrer App umgesetzt werden. Fügen Sie in diesem Abschnitt Diagramme der verschiedenen Bildschirme Ihres Mockups oder Prototyps ein, um die Navigationspfade zu veranschaulichen, die ein Benutzer nehmen könnte. Diese visuellen Anleitungen sind wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten verstehen, wie die App aus der Sicht des Benutzers funktioniert.

Achten Sie darauf, dass Sie sowohl alternative als auch außergewöhnliche Abläufe in diese Diagramme einbeziehen. Alternative Abläufe können verschiedene Wege aufzeigen, die der Benutzer nehmen könnte, z.B. den Bildschirm „Auto nicht verfügbar“, indem er auf eine Benachrichtigung tippt oder durch die App zum Buchungsbereich navigiert. Ausnahmeabläufe sollten mögliche Fehltritte erfassen, z. B. wenn ein Benutzer versehentlich den Bereich „Neues Fahrzeug reservieren“ aufruft, obwohl er eigentlich etwas anderes tun wollte.

Die Post-Bedingung gibt den Zustand des Systems der App nach der Ausführung eines Anwendungsfalls an. Im Fall der oben erwähnten Autovermietungs-App hängt die Post-Bedingung des Produkts davon ab, ob der Benutzer das neue Fahrzeug auswählt oder nicht.

Wenn der Nutzer das angebotene Fahrzeug nimmt, startet die App den Timer für die Anmietung. Das bedeutet, dass die Anmietung begonnen hat, und die App zeigt ihm möglicherweise Details zur Anmietung an, wie z. B. die Rückgabezeit oder eine Wegbeschreibung zum Auto.

Wenn der Benutzer das Fahrzeug nicht möchte, schickt die App ihn zurück zum Buchungsbildschirm. Hier kann er nach einem anderen Fahrzeug suchen oder seine Buchung ändern. So wird sichergestellt, dass der Nutzer Optionen hat, ohne ganz von vorne anfangen zu müssen.

Die Angabe dieser Nachbedingungen in der Dokumentation der App hilft den Entwicklern zu verstehen, wie die App auf die Entscheidungen des Benutzers reagieren sollte. Das macht die Anwendung benutzerfreundlicher und hilft bei der Behebung von Problemen, indem klare Erwartungen für die jeweilige Situation festgelegt werden.

Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem Pflichtenheft Links zu Ihrem wireframe oder Prototyp sowie Ihre gemeinsame Bibliothek von Assets. Diese sollte alles enthalten, was den Entwicklern bei der Erstellung der Anwendung hilft, z. B. CSS-Stylesheets und Details zu Elementabständen, Auffüllungen und Farbcodes.

Wenn Sie diese Links einfügen, können die Entwickler leichter auf die benötigten visuellen und Design-Elemente zugreifen, ohne danach suchen zu müssen. Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Teammitglieder an verschiedenen Teilen des Projekts arbeiten, da es die Konsistenz des visuellen Designs und der Benutzeroberfläche in der gesamten Anwendung gewährleistet.

Sie können einen Zeitplan oder eine Roadmap aufstellen, die festlegt, wann Benutzertests durchgeführt werden, z.B. nach jedem Feature-Design. Außerdem können Sie angeben, wann Sie das MVP-Stadium Ihres Produkts erreicht haben, das Sie mit frühen Anwendern verwenden werden.

Wenn der Entwickler schließlich alle Funktionsspezifikationen kodiert hat, haben Sie das Endprodukt erreicht. Meistens gibt es jedoch noch Spielraum für weitere zukünftige Iterationen des Produkts in Form von Funktionen, neuen Versionen und Updates.

In diesem Fall wird der Zyklus lediglich wiederholt, wobei Sie mit einer brandneuen Anforderungserklärung beginnen und ein neues Funktionsspezifikationsdokument ausarbeiten.

Hier finden Sie einige großartige Beispiele für die Dokumentation von Funktionsspezifikationen, die Sie auch als Vorlage für die Erstellung Ihrer eigenen verwenden können. Schnell und einfach und Sie müssen nicht alles von Grund auf neu beginnen!

Diese Dokumentvorlage für funktionale Spezifikationen von der Stanford University ist eine 10-seitige Dokumentvorlage, die ein vollständiges Inhaltsverzeichnis mit 10 Punkten und einen Anhang enthält.

Es erfüllt alle Anforderungen an ein vollständiges Pflichtenheft, denn es enthält Risiken und Annahmen, den Projektumfang, den Geschäftsbedarf, funktionale Spezifikationen und Akteure (Benutzer in Anwendungsfällen). Es gibt sogar einen vorgeschlagenen Teil des Dokuments, in dem Sie einen Link zu Ihrem Mockup oder Prototyp hinterlegen können, sowie eine Tabelle für das Entwicklungsteam, in der es Probleme eintragen kann.

Wenn Sie eine Website erstellen, sei es eine E-Commerce- oder eine Blog-Website, und nach einer einfachen Vorlage suchen, ist diese Vorlage für ein Pflichtenheft von Smartsheet genau das Richtige.

Diese kurze Vorlage enthält Fragen, die Sie auffordern, die Details Ihrer geplanten Website aufzuschreiben, ohne dass technische Kenntnisse erforderlich sind. Sie enthält Abschnitte wie den Zweck und die Geschäftsziele der Website, die Ziel-User-Personas und die Organisation der Website.

Außerdem gibt es einen Abschnitt, in dem Sie aufgefordert werden, die Informationsarchitektur zu skizzieren und zu zeigen, wie sich die Funktionen der Website verhalten sollen. Das macht es zu einer guten Option für Einfachheit und Klarheit.

Wenn Sie auf der Suche nach einer umfassenden, gut strukturierten Vorlage sind, in der alles logisch aufgebaut und leicht zu finden ist, dann ist dies das Pflichtenheft des Project Management Institute, das Sie kopieren sollten. Es basiert auf einem PMP-Softwaresystem, das von Apothekern für die Erstellung von Rezepten verwendet wird.

Es ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie man Anwendungsfälle, Screen Mockups und Benutzerabläufe in ein Dokument integrieren kann. Das klare hierarchische, numerische Layout bedeutet, dass jeder, der das Dokument liest, mit Hilfe des Indexes leicht zu jedem Element innerhalb des Dokuments navigieren kann.

Klariti ist eine Website, die verschiedene Vorlagen für die vielen verschiedenen Dokumente anbietet, die Sie benötigen, wenn Sie in der Software-, Web- und App-Entwicklung arbeiten. Sie bieten Dokumente für Softwaretests, Entwicklung, Design von Geschäftsprozessen und Fallstudien.

Die 27-seitige Dokumentvorlage für funktionale Spezifikationen von Klariti liegt im MS Word-Format vor. Sie hilft Ihnen zu definieren, wie eine Software funktioniert und wie sie sich verhält, wenn der Benutzer ihr bestimmte Eingaben macht oder wenn bestimmte Bedingungen in einer bestimmten Situation auftreten.

Mit der Klariti-Vorlage können Sie Spezifikationen für Funktionen zur Datenmanipulation, Datenverarbeitung, Berechnungen, Bedingungen und mehr eingeben. Sie ist auf der Website von Klariti für $9.99 erhältlich.

Diese GitHub-basierte Vorlage ist geradlinig und flexibel. Sie ist so konzipiert, dass sie sich leicht anpassen lässt und ein klares Format für die Auflistung von Anforderungen, Anwendungsfällen und Arbeitsabläufen bietet. Sie eignet sich hervorragend für Teams, die ihre Projektanforderungen schnell und übersichtlich dokumentieren und dabei agil bleiben wollen.

Für Teams, die in dynamischen Umgebungen erfolgreich sind, bieten diese Dokumentvorlagen für funktionale Spezifikationen von Notion einen Vorteil für die Zusammenarbeit. Die Plattform ist bekannt für ihre starken Teamwork-Funktionen und ihre flexible Formatierung, wodurch sie sich ideal für Projekte mit häufigen Anpassungen und laufenden Aktualisierungen eignet.

Diese Vorlagen vereinfachen die Organisation von Funktionsdetails, Anwenderberichten, Abnahmeanforderungen und Versionsplänen in einem hochgradig interaktiven Arbeitsbereich. Teammitglieder können direkt im Dokument Kommentare abgeben, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen, was eine klare Kommunikation und Transparenz fördert.

Diese Lösung eignet sich besonders gut für agile Projekteund fügt sich nahtlos in Arbeitsabläufe ein, bei denen kontinuierliches Feedback und die aktive Beteiligung des Teams im Vordergrund stehen.

Wenn Sie auf der Suche nach einer flexiblen und einfach zu verwendenden Vorlage sind, ClickUp bietet eine vielseitige und einfach zu verwendende Vorlage für funktionale Spezifikationen, die sich hervorragend für Teams eignet, die Flexibilität suchen. Sie hilft Ihnen, wichtige Projektdetails, von Anforderungen und Anwendungsfällen bis hin zu Arbeitsabläufen und Zeitplänen, an einem Ort zu organisieren.

Das Tolle an dieser Vorlage ist, dass sie für die Zusammenarbeit konzipiert ist – Teammitglieder können Kommentare hinterlassen, den Fortschritt verfolgen und Anpassungen in Echtzeit vornehmen. Ganz gleich, ob Sie eine Software entwickeln, eine Website verwalten oder ein komplexes Projekt in Angriff nehmen, mit der ClickUp-Vorlage ist es ganz einfach, alle auf dem gleichen Stand zu halten.

Für einen eher akademischen Ansatz, Studocu bietet eine Vorlage für funktionale Spezifikationen, die häufig in Softwareentwicklungskursen verwendet wird. Diese Vorlage bietet eine klare, übersichtliche Struktur, mit der Sie alles von den Systemanforderungen bis hin zu den Design-Spezifikationen erfassen können. Sie ist eine großartige Ressource, wenn Sie nach einem detaillierteren und strukturierteren Format suchen, insbesondere für Lehr- oder Forschungsprojekte.

Was diese Vorlage so nützlich macht, ist die Tatsache, dass sie alle Grundlagen abdeckt und sicherstellt, dass bei der Planung und Dokumentation Ihres Projekts nichts übersehen wird.

Wenn Sie an SAP-Systemen oder Projekten auf Unternehmensebene arbeiten, ist dieses Beispiel von Scribd ist eine großartige Ressource. Es wurde speziell für SAP SD (Sales and Distribution) Projekte entwickelt und bietet einen detaillierten Einblick in die Dokumentation funktionaler Spezifikationen für umfangreiche Softwarelösungen.

Diese Vorlage führt Sie durch alles, von der Skizzierung von Geschäftsprozessen bis zur Definition von Systemanforderungen und Konfigurationen. Sie ist besonders hilfreich, wenn Sie sich in der komplexen Welt von SAP zurechtfinden. Sie bietet eine strukturierte Möglichkeit, alle notwendigen Details zu erfassen, ohne etwas Wichtiges zu übersehen.

Der letzte auf unserer Liste ist TechTransform’s Vorlage, perfekt für alle, die einen unkomplizierten, professionellen Ansatz benötigen. Diese Vorlage deckt alle wichtigen Bereiche ab, von den funktionalen Anforderungen bis zur Geschäftslogik und dem Systemverhalten. Sie ist so aufgebaut, dass Sie ihr leicht folgen können und alles von Anfang an klar dokumentiert ist.

Wenn Ihr Team Wert auf Klarheit und Zielstrebigkeit legt, ist diese Vorlage genau das Richtige für Sie. Sie ist eine solide Option, um unsere Liste abzurunden, und bietet eine zuverlässige Grundlage für die Spezifikationen Ihres Projekts.

Wussten Sie, dass Sie Ihre funktionalen Spezifikationen testen und validieren können, wenn Sie die Prototypenphase erreichen? Wireframes und Prototypen basieren häufig auf visuellen Hilfsmitteln, um die Funktionsweise eines Systems darzustellen. Diese visuellen Darstellungen, oft einfache Skizzen oder Low-Fidelity-Modelle, helfen dabei, komplexe Konzepte zu visualisieren und sicherzustellen, dass das Design den Bedürfnissen der Benutzer entspricht, bevor Sie in umfangreiche Entwicklungsarbeit investieren.

Mit Justinmind können Sie die Funktionalität Ihres Produkts schnell und einfach an Ihren Nutzern testen, bevor Sie mit der Programmierung beginnen, indem Sie es in Verbindung mit integrierten Tools wie UserTesting und Hotjar verwenden. Das ist genau das, was einer unserer Kunden, Judit Casacuberta Bagó aus Scytl, tut es!

Judit verwendet das Justinmind Events System, um komplexe Interaktionen hinzuzufügen, die es ihr ermöglichen, einen Workflow auf der Grundlage funktionaler Anforderungen neu zu erstellen. Dies wiederum ermöglicht es ihr und dem Team zu bewerten, wie sich jeder Berührungspunkt auf das Produkt als Ganzes auswirkt. Diese praktische Anwendung zeigt, wie Vorlagen für funktionale Spezifikationen effektiv genutzt werden können.

Ihr Team exportiert dann die Prototypen in HTML. Anschließend führt Judit ihren Kunden in der Regel durch die wichtigsten Arbeitsabläufe, die Zielnutzer und die Funktionsweise der Funktionen. Prototyping-Tools sind nicht auf Justinmind beschränkt. Andere wie Sketch, Adobe XD und Figma bieten ebenfalls leistungsstarke Funktionen für die Erstellung dynamischer Wireframes und Prototypen. Jedes Tool hat seine Stärken, und die Wahl des richtigen Tools kann von den spezifischen funktionalen Spezifikationen Ihres Projekts abhängen.

Wenn es um die Generierung von Anforderungen und die Dokumentation funktionaler Spezifikationen geht, ist Justinmind ein effektives Werkzeug. Die Möglichkeit, Dokumentation automatisch zu erstellen, bevor der Quellcode geschrieben wird, ist sowohl nützlich als auch schnell. Schnell, weil Sie keine Zeit mit der Erstellung langwieriger Dokumente verbringen müssen, und nützlich, weil Ihre Entwickler genau verstehen können, was Sie wollen.

In der Justinmind-Oberfläche gibt es oben rechts eine Registerkarte namens Anforderungen. Hier in der Registerkarte Anforderungsmodulfinden Sie eine umfassende Übersicht über alle Anforderungen, einschließlich der Versionshistorie, verwandter Komponenten und Kommentare. Für tiefere Einblicke mit Tools wie diesen sollten Sie sich die Justinmind Blogbeitrag zum Anforderungsmanagement.

Requirements module in Justinmind

Die Widgets, die Sie auf Ihrem Canvas platzieren, können in Anforderungen umgewandelt werden, indem Sie einfach mit der rechten Maustaste auf sie klicken. Diese Funktionen ermöglichen es Teams, wirklich kollaborativ zu arbeiten, was sehr praktisch ist, wenn Sie einen Konsens erzielen möchten.

Es ist auch möglich, Anforderungen mit Hilfe von Farben und Etiketten zu kategorisieren, was zu einer besseren Versionskontrolle führt (denn es gibt nichts Schlimmeres, als sich in zwölf verschiedenen Versionen ein und derselben Sache zu verlieren).

Um Ihrem gesamten Team volle Transparenz zu bieten und die Zusammenarbeit zu verbessern, können Sie Justinmind auch mühelos mit JIRA integrieren. Ein Klick auf die Schaltfläche (oder genauer gesagt: Datei > In Dokument exportieren) und schon haben Sie Ihre Dokumentation – mit allem Drum und Dran!

Stellen Sie sich funktionale Spezifikationsdokumente als den Fahrplan für Ihr Softwareprojekt vor. Sie helfen, kostspielige Fehlinterpretationen, ineffiziente Nutzung von Zeit und Ressourcen und ein unzureichendes Endprodukt zu vermeiden. In diesen Dokumenten werden die Funktionen, Ziele und die allgemeine Richtung des Projekts definiert, so dass alle Teammitglieder das gleiche Verständnis haben.

Wenn Sie sich frühzeitig Zeit für die Erstellung einer detaillierten Funktionsspezifikation nehmen, wird der Entwicklungsprozess rationalisiert. Es fördert ein klares Verständnis bei allen Beteiligten, von den Entwicklern bis zu den Stakeholdern. Das Ergebnis? Geringere Verzögerungen, reibungslosere Arbeitsabläufe und insgesamt mehr Effizienz.

Teams, die diesen Dokumenten Priorität einräumen, erleben oft reibungslosere Projekte und zufriedenere Teams. Die Investition in eine solide Grundlage trägt dazu bei, dass das Endprodukt hält, was es verspricht.