La guía definitiva de la gestión de requisitos para principiantes

Los requisitos de los productos pueden ser un tema bastante intimidatorio para los novatos. Al fin y al cabo, toca el diseño de las cosas, pero también el negocio y la ingeniería. Gestionar los requisitos de un proyecto implica trabajo duro, muchos prototipos y pruebas, así como largas reuniones de equipo.

Pero, ¿qué significa gestionar los requisitos en un proyecto determinado? La teoría dice «escríbelo todo y parte de ahí». Pero, ¿qué significa eso en la práctica? ¿Cuál es el papel de un backlog de requisitos o de una buena historia de usuario en el frente de la gestión de requisitos? Examinaremos más de cerca una faceta a menudo incomprendida del diseño de UI y UX, pasando por las fases iniciales de recopilación de datos y llegando hasta las versiones alternativas del proceso clásico de gestión de requisitos. Vamos a sumergirnos.

Imagina empezar un proyecto sin una dirección clara, sólo con una vaga idea del resultado. Ahí es donde interviene la gestión de requisitos, es el proceso que transforma los objetivos abstractos en un plan concreto y procesable. Tanto si estás construyendo una aplicación web como creando un producto, la gestión de requisitos actúa como tu guía, esbozando exactamente lo que hay que hacer para satisfacer las expectativas de la empresa y del usuario.

En esencia, la gestión de requisitos consiste en hacer un seguimiento de todos los detalles esenciales que ayudan a dar forma a tu proyecto. Es como el plano de tu proyecto, que abarca desde las estrategias generales, como la forma en que el producto generará ingresos, hasta las interacciones más pequeñas que pueda experimentar un usuario. La gestión de los requisitos no se detiene una vez que comienza el desarrollo, sino que es un proceso continuo que evoluciona con tu proyecto, hasta el lanzamiento e incluso después.

Desde el principio, colaboras con el cliente para comprender las principales necesidades empresariales. A medida que avanza el proyecto, surgen nuevos requisitos y los existentes pueden cambiar. Cuando mantienes las cosas organizadas y a todo el mundo en la misma página, nada se escapa, y todo el equipo puede trabajar junto hacia el mismo objetivo.

Este proceso es mucho más que ir tachando tareas de una lista, se trata de perfeccionar y dar forma al proyecto a medida que avanza. Y una cosa es cierta: si quieres crear algo de éxito, una gestión eficaz de los requisitos no es negociable.

Uno de los mayores retos a la hora de gestionar requisitos es mantenerlo todo organizado. Cada requisito trae consigo un montón de información, notas, resultados de pruebas y prototipos que hacen realidad los requisitos. La cantidad de detalles puede resultar rápidamente abrumadora, por lo que mantenerse organizado es crucial. Sin una documentación adecuada, es fácil perder de vista detalles importantes.

Tú y tu equipo dependeréis de varios documentos para mantener todo accesible y actualizado. Por ejemplo, especificaciones funcionales ayudan a realizar un seguimiento de los requisitos de principio a fin y guían a los desarrolladores a través de los detalles técnicos. Además, crear un caso práctico puede proporcionar un ejemplo claro de cómo interactuarán los usuarios con el sistema, ofreciendo información sobre los objetivos del usuario y la funcionalidad del sistema. Exploraremos estos aspectos con más detalle más adelante, pero la conclusión es: la documentación es clave para que nada se pierda.

Otro aspecto importante de la gestión de requisitos es la colaboración. No basta con que un solo equipo se encargue de todo, reunir, gestionar y aplicar los requisitos es un trabajo de equipo. Todo el mundo tiene que participar para asegurarse de que no se deja piedra sin remover.

Por ejemplo, supongamos que una de las principales características de tu producto es el principal argumento de venta planteado por el cliente. Los diseñadores tendrán que opinar sobre cómo dar vida visual a esta característica, mientras que los ingenieros tendrán que averiguar cómo implementarla técnicamente. Es un proceso de ida y vuelta que se beneficia de múltiples perspectivas.

Por último, está la estrecha relación entre implementar y probar. Llevar una idea de un requisito escrito a una característica funcional significa construir algo real, prototipos y wireframesque tu equipo pueda probar y validar. Ver cómo funciona un requisito en un prototipo permite tanto a tu equipo como al cliente determinar si va en la dirección correcta.

Construir prototipos en una fase temprana es clave, ya que da vida a los requisitos y ofrece a las partes interesadas la oportunidad de confirmar que es exactamente lo que quieren antes de avanzar en el desarrollo. Esto garantiza que todo el mundo esté de acuerdo y evita sorpresas desagradables en el futuro.

Una vez que el panorama general está claro, es hora de profundizar en cada requisito individual. Cada detalle importa, y definiendo claramente lo que se necesita, especialmente en Diseño UISi te aseguras de que todo el mundo -diseñadores, desarrolladores y partes interesadas- está de acuerdo. Vamos a desglosar los tipos de requisitos y de dónde proceden para facilitar este proceso.

No todos los requisitos son iguales. Encontrarás dos tipos principales: funcionales y no funcionales.

• Los requisitos funcionales explican lo que debe hacer el producto o sistema. Son las características, acciones y comportamientos que definen cómo funcionará la solución. Piensa en ellos como el «qué» detrás de la funcionalidad principal del producto, como iniciar sesión o procesar un pago.
• Los requisitos no funcionales, en cambio, se centran en cómo funciona el sistema. Abarcan aspectos como el rendimiento, la seguridad o la usabilidad. Aunque no describen una función específica, son igual de críticos para ofrecer un producto de éxito. Por ejemplo, la rapidez de carga del sistema o la seguridad del proceso de inicio de sesión.

Los requisitos también pueden proceder de distintos ángulos, cada uno con su propio enfoque.

• Los requisitos empresariales describen lo que la empresa o el cliente quieren conseguir con el producto. Son los objetivos de alto nivel que impulsan el proyecto, como aumentar los ingresos o mejorar la satisfacción del cliente.
• Los requisitos de usuario se centran en lo que necesitan las personas que utilizan el producto. Estos requisitos están determinados por los objetivos de los usuarios y por cómo esperan interactuar con el sistema, ya sea mediante una navegación fluida o funciones fáciles de entender.
• Los requisitos del sistema se ocupan del aspecto técnico, esbozando lo que se necesita para construir y soportar el producto. Estos requisitos garantizan que la base técnica pueda manejar todo, desde la potencia de procesamiento hasta el almacenamiento de datos.

Comprender las fuentes de los requisitos es clave para garantizar que no se pasa por alto nada importante.

• Las partes interesadas, como los clientes o los directores de proyecto, aportan información sobre las necesidades empresariales y la visión del producto.
• Los usuarios finales, las personas que realmente interactuarán con el producto, son vitales para determinar qué hará que su experiencia sea fácil y agradable.
• Y no olvides los objetivos empresariales, que ayudan a vincular los requisitos con los objetivos más amplios de la empresa, garantizando que el proyecto aporte valor más allá de las funciones.

Cuando se tienen en cuenta las aportaciones de todos, el resultado es un producto que no sólo funciona, sino que además satisface las necesidades tanto de la empresa como de sus usuarios.

Gestionar los requisitos no consiste sólo en marcar casillas, sino en un proceso dinámico y evolutivo que te lleva desde la comprensión de las necesidades de un proyecto hasta la entrega de un producto acabado. En lugar de seguir un camino simple y lineal, este proceso tiene un flujo y reflujo natural, que a menudo requiere que los equipos revisen y ajusten sus pasos. Se trata de avanzar adaptándose sobre la marcha. Desglosémoslo en las etapas clave.

Todo empieza por reunir la información adecuada. Antes de construir nada, necesitas una comprensión sólida de lo que debe hacer el producto y por qué. En esta fase, tu equipo se acerca al cliente y profundiza en los detalles, comprendiendo su negocio, sus objetivos y lo que quiere conseguir con el producto. El objetivo es asegurarse de que el equipo conoce el proyecto por dentro y por fuera antes de seguir adelante.

Recopilación de requisitos implica varias técnicas, cada una de las cuales ofrece una forma de explorar las necesidades y expectativas tanto del cliente como de los usuarios. Desde entrevistas que repasan necesidades concretas, hasta talleres que reúnen a los equipos para una lluvia de ideas, o incluso encuestas que recogen perspectivas amplias, cada método tiene sus puntos fuertes.

Cuando reúnes requisitos, no te limitas a escuchar lo que dice el cliente, puede que no sepa exactamente lo que necesita. En su lugar, se trata de traducir su visión en elementos claros y procesables que tengan sentido tanto para el equipo como para el producto final.

Por mucho que nos gustaría que los requisitos de un proyecto fueran los mismos de principio a fin, eso rara vez ocurre. En realidad, el cambio forma parte del proceso. Ya sea debido a la evolución de las necesidades del cliente, a nuevos conocimientos de los usuarios o a limitaciones técnicas imprevistas, es crucial gestionar eficazmente los cambios en los requisitos. Pero, ¿cómo gestionar estos cambios sin hacer descarrilar el proyecto? Ahí es donde entra en juego el proceso de gestión de cambios.

Cuando surge un nuevo requisito o solicitud de cambio, es importante tener un proceso claro para gestionarlo sin problemas. En primer lugar, hay que identificar la necesidad de cambio, que puede venir de cualquier parte, ya sea de las partes interesadas, del equipo de desarrollo o incluso de los usuarios. Una vez detectado un posible cambio, el siguiente paso es formalizar el proceso para realizarlo.

Esto significa definir claramente cómo debe presentarse una solicitud de cambio, qué información se necesita y cómo se evaluará la solicitud. Formalizar este paso garantiza que todos conozcan los canales adecuados y que el cambio no se haga al azar. A partir de aquí, se pasa a la fase de aprobación, en la que el cambio propuesto se documenta y se comunica a todos los implicados, garantizando que nadie se quede a oscuras.

Después de solicitar un cambio, es importante comprender cómo afectará al proyecto. Aquí es donde entra en juego el análisis del impacto. Cada cambio en los requisitos puede afectar al alcance, el presupuesto y el calendario del proyecto. ¿Llevará más tiempo desarrollar este cambio? ¿Requerirá recursos adicionales? ¿Podría estirar el presupuesto?

Además de evaluar estas repercusiones en el proyecto, es igualmente importante considerar cómo afecta el cambio a las partes interesadas. La gestión de las expectativas de las partes interesadas es crucial en este punto. Hay que mantener informados a los interesados de cómo el cambio puede alterar el curso del proyecto.

Comunicar estos impactos, ya sea sobre plazos, recursos o funciones, garantiza que todo el mundo comprenda la necesidad y las implicaciones del cambio.

Gestionar las expectativas a lo largo del proceso mantiene a las partes interesadas informadas y alineadas, incluso cuando se necesitan ajustes.

Una vez reunidos y gestionados los requisitos, el siguiente paso crucial es asegurarse de que son precisos y están plenamente alineados con los objetivos del proyecto. Aquí es donde entran en juego la validación y la verificación, que garantizan que el producto satisface tanto las necesidades empresariales como las expectativas técnicas.

La validación consiste en asegurarse de que los requisitos reflejan las necesidades reales del cliente y los usuarios. No se trata sólo de escribir lo que debe hacer el producto, sino de comprobar que lo que se está construyendo es lo correcto para aportar el valor esperado. Con Justinmind, puedes fácilmente validar los requisitos mediante métodos como la creación de prototipos y las revisiones.

Creación de prototipos desempeña un papel muy importante en la validación de requisitos. Construir modelos tempranos del producto te permite ver cómo se traducen los requisitos en una experiencia real e interactiva. Esto facilita la detección temprana de incoherencias o lagunas, evitando problemas más adelante. Los prototipos interactivos dan a las partes interesadas y a los usuarios la oportunidad de ver cómo funcionarán las características, ayudando a los equipos a identificar si hay que ajustar algo antes de pasar a la siguiente fase.

Otra técnica esencial es la revisión de requisitos. Durante estas sesiones, las partes interesadas y los miembros del equipo repasan juntos los requisitos para asegurarse de que se ajustan a los objetivos empresariales. Es un proceso de colaboración en el que los comentarios son cruciales para garantizar que los requisitos cumplen las expectativas de todos. Estas revisiones también dan a los equipos la oportunidad de identificar posibles problemas que podrían no haber sido evidentes antes.

En ambos casos, la validación te ayuda a garantizar que los requisitos no son meras listas de comprobación técnica, sino directrices significativas que reflejan las necesidades empresariales y las expectativas de los usuarios. Este paso es clave para salvar la distancia entre las ideas iniciales y lo que el producto final debe conseguir realmente.

Mientras que la validación garantiza que se definen los requisitos correctos, la verificación se centra en asegurarse de que se aplican correctamente. En otras palabras, se trata de confirmar que el producto se ajusta a lo que se pidió en un principio. La verificación se realiza mediante pruebas y procesos de control de calidad para confirmar que el producto cumple los requisitos documentados.

Cuando los equipos ejecutan pruebas, pueden ver si cada característica funciona como se espera y asegurarse de que toda la solución se ajusta a los requisitos funcionales y no funcionales.

Estas pruebas ayudan a detectar errores a tiempo y garantizan que el producto funcione como debe.

La verificación proporciona tranquilidad, sabiendo que el producto no sólo cumple las expectativas del cliente y los usuarios, sino que también funciona correcta y coherentemente antes del lanzamiento.

Gestionar los requisitos con eficacia requiere algo más que recopilar información y mantenerla organizada. Para tener éxito de verdad, hay algunas buenas prácticas que pueden marcar una gran diferencia a la hora de mantener los proyectos en el buen camino. Exploremos algunos de los enfoques clave que pueden ayudar a garantizar el éxito.

Una de las prácticas más importantes es implicar a las partes interesadas desde el principio y mantenerlas comprometidas durante todo el proceso. La participación temprana te ayuda a captar ideas críticas sobre lo que el producto debe ofrecer, tanto desde el punto de vista de la empresa como del usuario. Cuando las partes interesadas participan desde el primer día, pueden aportar información que modele la dirección del proyecto.

Pero no se detiene ahí. Mantener continuamente implicadas a las partes interesadas garantiza que todos estén alineados a medida que evoluciona el proyecto. Las comprobaciones, actualizaciones y revisiones periódicas dan a las partes interesadas la oportunidad de expresar sus preocupaciones, aclarar sus necesidades y asegurarse de que el proyecto sigue por el buen camino. Esta comunicación constante también puede ayudar a evitar sorpresas más adelante, cuando los cambios sean más difíciles de acomodar.

Redactar requisitos claros y mensurables es otra práctica crucial. Una forma de hacerlo es utilizando el método SMART, que garantiza que cada requisito lo sea:

• Específicos: Asegúrate de que cada requisito es claro y directo, sin dejar lugar a malentendidos.
• Mensurable: Define cómo se medirá el éxito, ya sea mediante métricas específicas o criterios de rendimiento.
• Alcanzables: Mantener los requisitos realistas dentro de las limitaciones del proyecto, como el tiempo y los recursos.
• Relevante: Centrarse en lo que realmente importa para las metas del proyecto y los objetivos de la empresa.
• Con plazos: Establece plazos para cada requisito, para asegurarte de que se cumplen dentro del calendario del proyecto.

Este enfoque te ayuda a mantenerte alejado de requisitos vagos que podrían causar confusión y desajustes más adelante. Los requisitos SMART proporcionan al equipo una hoja de ruta clara que seguir, lo que facilita el seguimiento del progreso y garantiza el cumplimiento de cada objetivo.

En muchos proyectos, especialmente en los ágiles, la flexibilidad es clave. Los requisitos cambian a menudo a medida que llega nueva información, y el equipo tiene que estar preparado para adaptarse. Por eso es cada vez más habitual adoptar un enfoque ágil de la gestión de requisitos. En lugar de fijar todos los requisitos al principio, los proyectos ágiles permiten ajustes continuos.

Esta flexibilidad no significa caos, sino responder a las necesidades cambiantes sin perder de vista los objetivos generales del proyecto. Los equipos trabajan en sprints cortos, en los que pueden perfeccionar los requisitos basándose en los comentarios y los nuevos descubrimientos. Este enfoque adaptativo ayuda a que los proyectos sigan siendo relevantes y garantiza que lo que se está construyendo sigue satisfaciendo las necesidades del usuario y de la empresa, aunque las cosas cambien por el camino.

Otra buena práctica clave es asegurarse de que cada requisito esté debidamente documentado y sea fácil de rastrear. A lo largo del proyecto, es importante mantener un registro claro de todos los requisitos, desde los más importantes hasta los detalles más pequeños. De este modo, si surgen preguntas más adelante o se necesitan cambios, podrás rastrear fácilmente cada requisito hasta su origen, ya sea una parte interesada, un objetivo empresarial o una necesidad del usuario.

Una buena documentación mantiene a todo el mundo en la misma página y ayuda a evitar malentendidos. Además, disponer de requisitos rastreables facilita mucho el seguimiento del progreso, la verificación de que todo se está aplicando según lo previsto y la garantía de que no se pasa nada por alto.

Incluso con las mejores intenciones, ciertos errores pueden desviar un proyecto de su curso. Saber qué evitar es tan importante como seguir las mejores prácticas. A continuación se exponen algunos escollos habituales que pueden causar problemas si no se gestionan adecuadamente.

Uno de los mayores errores es no ser suficientemente claro con los requisitos. Los requisitos vagos o ambiguos dejan demasiado margen a la interpretación, lo que a menudo genera confusión. Cuando el equipo no está exactamente seguro de lo que hay que construir, corres el riesgo de entregar algo que no se ajuste a las expectativas del cliente o a las necesidades de los usuarios.

La clave está en asegurarse de que todos los requisitos sean claros como el cristal, sin dejar lugar a malentendidos. Dedicar tiempo a definir todo con detalle puede parecer un trabajo extra al principio, pero ahorra muchos dolores de cabeza más tarde, cuando el equipo sabe exactamente lo que tiene que entregar.

Otro error común es la mala comunicación. Cuando los equipos y las partes interesadas no están de acuerdo, las cosas pueden descarrilarse rápidamente. La falta de comunicación puede hacer que no se cumplan los plazos, que las funciones no se ajusten a los objetivos empresariales o incluso que se dupliquen los esfuerzos.

La comunicación coherente y abierta es esencial a lo largo de todo el proyecto. Las actualizaciones periódicas, los circuitos de retroalimentación y los canales claros de debate ayudan a garantizar que todo el mundo esté alineado y trabaje por el mismo objetivo. Sin esto, incluso los planes mejor trazados pueden venirse abajo.

El desbordamiento del alcance se produce cuando los requisitos del proyecto empiezan a crecer más allá de lo previsto originalmente. Aunque cabe esperar pequeños cambios, permitir demasiados añadidos sin control puede abrumar al equipo y hacer saltar por los aires el presupuesto y el calendario. Es fácil dejarse llevar por el deseo de añadir más funciones, pero eso puede ir en detrimento de completar los requisitos básicos a tiempo.

La mejor forma de evitar la expansión del alcance es gestionar cuidadosamente los cambios. Cada vez que se proponga un nuevo requisito o característica, es importante evaluar su impacto en el calendario y el presupuesto del proyecto. De este modo, puedes asegurarte de que el equipo no se compromete en exceso y de que el proyecto se mantiene centrado en sus objetivos originales.

Otro error con el que hay que tener cuidado es pasar por alto la documentación. Es fácil quedar atrapado en las tareas cotidianas de un proyecto y olvidarse de documentar adecuadamente los requisitos, las decisiones o los cambios. Pero cuando la documentación se pierde, puede ser difícil seguir el progreso, gestionar las actualizaciones o incluso recordar por qué se tomaron determinadas decisiones.

Mantener la documentación al día durante todo el proyecto mantiene todo organizado y garantiza que no se olvida nada. Herramientas como La función de requisitos de Justinmind facilita la gestión, la documentación y el seguimiento de los requisitos, ayudando a los equipos a mantenerse alineados aunque las cosas cambien con el tiempo.

Evitar estos errores comunes, falta de claridad, mala comunicación, ampliación del alcance y pasar por alto la documentación, puede ayudar a que el proyecto se desarrolle sin problemas y a garantizar que el producto final cumpla las expectativas.

Gestionar los requisitos es gestionar el propio proyecto. Es muy importante mantenerse organizado y documentarlo todo, desde las necesidades del cliente hasta las últimas pruebas. Con tanta información, llevar la cuenta es clave.

La colaboración es igual de importante. Todo el equipo tiene que trabajar junto, teniendo claro cada detalle. La creación de prototipos ayuda a sacar las ideas de la página y convertirlas en algo real, lo que facilita mucho las pruebas y el perfeccionamiento.

Con esta guía, estarás preparado para dirigir a tu equipo a través de los retos de la gestión de requisitos y dar vida a tu proyecto.