Reunir requisitos: definir el alcance y la dirección

La recopilación de requisitos para tu proceso de gestión de requisitos es algo así como una lista de comprobación de todas las cosas que tu solución tiene que hacer o ser. Es un documento clave en el que todos pueden ver cuál es el proyecto, cuál es el problema y cómo esperan resolverlo. Implica mucha investigación, muchas entrevistas y lecturas, además de escribir muchas cosas.

Pero, ¿por qué es tan importante la recopilación de requisitos? ¿Cómo es el proceso de recopilación? ¿Quién debe participar? Sigue leyendo mientras hablamos de un esfuerzo crucial que comienza con una simple conversación con el cliente y termina con un prototipo realista que representa tus requisitos en todo su esplendor.

En términos generales, el acto de recopilar requisitos consiste básicamente en elaborar una lista de cosas que tu producto necesita hacer. Estos requisitos pueden tener orígenes muy diferentes, lo que es de esperar de un producto polifacético. Lo que queremos decir con esto es que encontrarás requisitos de diseño y requisitos empresariales en el mismo producto, porque todos y cada uno de los productos que existen necesitan preocuparse de algo más que del diseño de las cosas. ¿Cómo va a ganar dinero tu producto? ¿Cuáles son los requisitos técnicos de tu producto? ¿Afectan estos aspectos técnicos al diseño general o a las características elegidas?

Al recopilar tus requisitos, te planteas efectivamente la pregunta de «¿qué necesita mi producto?». Puede parecer una pregunta fácil para un novato, pero te sorprenderá descubrir que recopilar requisitos adecuadamente puede ser todo un reto. Principalmente, porque implica a muchas personas diferentes (desde diseñadores e ingenieros hasta desarrolladores y analistas empresariales) y una multitud de puntos de vista.

Uno de los mayores retos de la recopilación de requisitos es que no sólo necesita la aportación de muchos antecedentes, sino que también representa tus conocimientos sobre las necesidades del usuario que cubrirá el producto. Los requisitos son una representación de lo que sabes sobre el usuario y lo que las partes interesadas quieren del producto, lo que significa que hay que realizar una cantidad considerable de investigación incluso antes de añadir ningún requisito a tu lista. ¿Lo mejor? Precisamente porque necesitas que distintos miembros del equipo den su opinión, tus requisitos pueden arrojar nueva luz sobre el producto y cambiar la forma de ver el diseño. Permite tener una visión completa del producto, dejando al descubierto todas las características principales para el equipo. Veamos cómo podemos recopilar nuestros requisitos desde un punto de vista más práctico.

Entonces, ¿cómo se reúnen exactamente los requisitos? En general, el proceso está estrechamente relacionado con la definición de un problema que pretendemos resolver, y llega hasta la creación de prototipos de ideas.

En primer lugar, debes comprender los términos generales del proyecto en su conjunto. Para el cliente, ¿cuál es el objetivo principal? ¿Ha intentado el cliente crear esta solución antes? Si es así, ¿por qué cree que fracasó? ¿Tiene ya el cliente una idea del problema que resolverá el producto?

Comienza el proceso de recopilación de requisitos manteniendo conversaciones en profundidad con el cliente para descubrir sus objetivos y expectativas generales. Comprende los resultados deseados, el público destinatario y las métricas de éxito clave que se utilizarán para evaluar el éxito del proyecto. Una vez que tengas claros los objetivos del proyecto, define su alcance. Determina los límites y las limitaciones del proyecto, incluidas las características, las especificaciones funcionales y los usuarios objetivo. Esto te ayudará a centrarte en ofrecer los aspectos más valiosos de la solución, evitando al mismo tiempo que se desplace el alcance.

Toda esta información inicial es muy valiosa, pero no pienses que nada de ella es inamovible. Con el tiempo, es posible que los detalles cambien a medida que desarrolles el proyecto y descubras nuevos aspectos de la solución. Otras veces, un poco de investigación puede cambiar tu forma de ver el problema que debe resolver la solución, lo que probablemente cambie la propia solución. Busca su opinión, aborda sus preocupaciones y asegúrate de que todos están de acuerdo con los objetivos y el alcance del proyecto. Esto ayudará a crear consenso y evitará malentendidos más adelante en el proyecto. Todos los productos se ocupan de algún tipo de proceso en nombre del cliente. ¿Cuál es el proceso paso a paso de cualquier compra realizada por los clientes? Quieres entender cómo funciona el negocio del cliente para poder crear una solución que se adapte bien a él, lo que es crucial para evitar el caos cuando la solución esté en línea.

Para comprender a fondo el contexto del proyecto, investiga a fondo y recopila información relevante. Explora el sector del cliente, los competidores y el público objetivo para identificar tendencias, oportunidades y posibles retos. Analiza las soluciones existentes en el mercado para comprender las mejores prácticas, identificar lagunas y aprender de las experiencias de otros. Esto te ayudará a evaluar tu proyecto y a establecer expectativas realistas. Recoge las aportaciones iniciales del cliente mediante entrevistas, talleres u otros métodos apropiados. Esto te proporcionará información valiosa sobre sus necesidades, preferencias y expectativas específicas para el proyecto.

Cuando tu equipo empiece a hacerse una idea más clara de cómo será y qué hará el producto, te recomendamos que te dediques seriamente a la investigación de usuarios. Ten a mano la información que te dio el cliente, pero sé siempre diligente en tu investigación. Quieres validar que el problema que definió el cliente merece realmente la pena resolverlo y validar la definición del problema en sí. Quieres volver a comprobar que la definición del usuario objetivo es pertinente y empezar a comprender a los usuarios. Esta es la parte en la que la recopilación de requisitos se convierte en un estrecho colaborador de la investigación de usuarios, en la que empiezas a aprender más sobre las personas que utilizarán tu producto. Este proceso de aprendizaje puede influir en los requisitos que acabes incluyendo en tu lista, a medida que te hagas una mejor idea de las casillas que tienes que marcar con tu diseño. Siempre recomendamos ir a por todas con la investigación de usuarios. Es el momento de sacar la artillería pesada, como los modelos mentales, los viajes de usuario, los user persona y cualquier otra herramienta que pueda arrojar algo de luz sobre lo que el usuario necesita y quiere.

Una vez que tengas los requisitos de diseño, es importante compartirlos con todas las partes interesadas y los distintos componentes del equipo. Por ejemplo, los requisitos iniciales que recibimos del cliente pueden haber dejado claras algunas necesidades técnicas para el departamento de ingeniería y desarrollo. Los requisitos de diseño recién añadidos también tienen implicaciones técnicas que conducen a más requisitos de ingeniería, lo cual está bien. Crea un documento de requisitos completo que recoja toda la información recopilada en un formato organizado y accesible. Utiliza una estructura y un sistema de numeración coherentes para garantizar la claridad y la facilidad de consulta.

Clasifica los requisitos en función de su importancia, urgencia y alineación con los objetivos del proyecto. Esto te ayudará a centrarte en las características más críticas y a evitar la ampliación del alcance. Utiliza técnicas de priorización como la priorización MoSCoW o el análisis Kano para clasificar los requisitos. Esto te ayudará a tomar decisiones informadas sobre qué funciones incluir en la versión inicial y cuáles pueden aplazarse a futuras iteraciones. Involucra a las partes interesadas en el proceso de priorización para asegurarte de que sus necesidades y preferencias se reflejan en el producto final. Esto ayudará a conseguir su aceptación y a garantizar que el proyecto aporte valor al público objetivo.

Todos estos requisitos están pensados para definir cómo se sentirá y qué aspecto tendrá la solución final. Todo ello está pensado para ayudarte a ti y a tu equipo a crear un wireframe que pueda traducir todos estos requisitos en algo tangible, algo concreto. Empieza con prototipos de baja fidelidad para explorar rápidamente diferentes conceptos y recabar opiniones iniciales. A medida que vayas perfeccionando el diseño, crea prototipos de alta fidelidad más detallados que se parezcan mucho al producto final. Comparte los prototipos con las partes interesadas y los usuarios para recabar su opinión e identificar posibles problemas. Utiliza sus comentarios para repetir el diseño y hacer los ajustes necesarios en los requisitos.

El papel de la creación de prototipos en la recopilación de requisitos es primordial. Un error común es dejar los requisitos generales a la imaginación de las partes interesadas hasta una fase avanzada del proceso de desarrollo del producto. Incluso al principio, cuando empiezas a comprender los requisitos del cliente, hacer un prototipo puede añadir mucho valor al proyecto. Al principio, tus requisitos serán fluidos a medida que descubras las particularidades del proyecto. Después, los cambios serán menos probables a medida que valides tus decisiones y avances en la creación del prototipo de la solución.

A lo largo del proceso de gestión de requisitos, asegúrate de revisar periódicamente el documento para comprobar que sigue siendo preciso y está actualizado. A medida que avance el proyecto, puede que necesites actualizar los requisitos en función de la nueva información, los cambios de prioridades o los comentarios de las partes interesadas. Prepárate para iterar sobre los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las metodologías ágiles suelen hacer hincapié en el desarrollo iterativo y la mejora continua, lo que permite flexibilidad y adaptación a las circunstancias cambiantes. Y, como siempre, en todos y cada uno de los pasos, recuerda colaborar estrechamente con el equipo para asegurarte de que todos comprenden los requisitos y trabajan por los mismos objetivos. Esto ayudará a evitar malentendidos y garantizará un proceso de desarrollo fluido.

La aprobación es un paso crucial en el proceso de recopilación de requisitos, que garantiza que todas las partes interesadas clave estén alineadas y comprometidas con los requisitos documentados y priorizados. Sirve como acuerdo formal que sienta las bases para la ejecución del proyecto.

Al obtener la aprobación formal, no estás simplemente marcando una casilla; estás creando un compromiso compartido entre todas las partes interesadas. Es como firmar un contrato que describe los términos y condiciones del proyecto, garantizando que todo el mundo está de acuerdo. Un proceso de aprobación bien ejecutado ofrece varias ventajas. Reduce el riesgo de malentendidos, fomenta la implicación de las partes interesadas, agiliza el proceso de desarrollo y mejora la responsabilidad. Es como tener una hoja de ruta clara que guía a tu equipo hacia un objetivo común. Por tanto, no trates la aprobación como una mera formalidad. Invierte tiempo y esfuerzo en implicar a las partes interesadas, proporciona documentación clara y concisa, y aborda las preocupaciones con prontitud. Un proceso de aprobación sólido es la clave para liberar todo el potencial de tu proyecto.

Cuando se trata de reunir requisitos, se trata sobre todo de aumentar tu comprensión de la solución, la situación, el cliente y el usuario. Investigar mucho en Internet puede ser una forma útil de entender el sector y la industria a los que pertenece el cliente, pero no te ayudará a comprender la dinámica interna de la empresa del cliente. Dependiendo de lo que estés diseñando, puede que necesites verdaderos conocimientos sobre cómo se hacen las cosas en la empresa y cómo hacen negocios con los usuarios. Para ello, tendrás que acercarte mucho a los clientes, y utilizar las técnicas de gestión de requisitos adecuadas para conseguir grandes resultados.

Los métodos tradicionales, a menudo asociados con las metodologías en cascada, hacen hincapié en procesos estructurados y secuenciales. Se centran en la documentación detallada y la planificación previa, lo que los hace muy adecuados para proyectos con objetivos claros y requisitos estables. Las entrevistas, el análisis de documentos y las encuestas son técnicas habituales dentro de este enfoque.

Situar al usuario final en el centro del proceso de recopilación de requisitos es esencial para crear productos que satisfagan realmente sus necesidades. Se emplean técnicas como la observación del usuario, la creación de prototipos y las pruebas de usabilidad para garantizar que el producto se ajusta a las expectativas del usuario. Al comprender los comportamientos, motivaciones y puntos de dolor de los usuarios, puedes desarrollar soluciones que realmente resuenen con tu público objetivo.

Fomentar la colaboración entre todas las partes interesadas es crucial para el éxito de la recopilación de requisitos. Los talleres, las sesiones de lluvia de ideas y los grupos de discusión proporcionan plataformas para el diálogo abierto, la generación de ideas y la creación de consenso. Implicando a usuarios, desarrolladores y analistas empresariales en el proceso, puedes asegurarte de que todos están alineados y comprometidos con los objetivos del proyecto.

Para descubrir ideas más profundas sobre las necesidades de los usuarios y las posibles innovaciones de producto, considera la posibilidad de emplear técnicas creativas y poco convencionales. El pensamiento de diseño, la investigación etnográfica y la gamificación pueden implicar a las partes interesadas de una forma más envolvente y atractiva. Estos métodos pueden ayudarte a descubrir necesidades ocultas, identificar nuevas oportunidades y fomentar una cultura de la innovación.

Las metodologías ágiles dan prioridad a un enfoque flexible y colaborativo de la recopilación de requisitos, que difiere significativamente de la documentación inicial asociada a menudo con los modelos tradicionales en cascada. Este enfoque hace hincapié en el descubrimiento continuo, la participación activa de las partes interesadas, especialmente los usuarios finales, y la priorización de los requisitos en función de su valor y urgencia. El proyecto se divide en iteraciones más pequeñas, cada una con su propio conjunto de requisitos, y el backlog del producto se refina continuamente mediante técnicas como las historias de usuario, los puntos de historia y la preparación del backlog. Este enfoque Ágil conlleva varias ventajas. En primer lugar, aumenta la satisfacción del cliente al implicar a las partes interesadas desde el principio y con frecuencia en el proceso de desarrollo. En segundo lugar, reduce los riesgos al permitir una detección y mitigación tempranas mediante su enfoque iterativo. En tercer lugar, mejora la flexibilidad al permitir que los equipos se adapten a los requisitos cambiantes y a las condiciones del mercado. Por último, mejora la colaboración entre los miembros del equipo al fomentar un entorno de colaboración en el que todos trabajan juntos para alcanzar objetivos comunes.

Las plantillas de uso general que se describen a continuación pueden ser activos valiosos en diversos proyectos de desarrollo de software. Ayudan a visualizar y comprender los requisitos del proyecto, facilitan la comunicación eficaz con las partes interesadas y garantizan el diseño y la implementación correctos de los sistemas de software.

• Diagramas de casos de uso: Representan visualmente las interacciones entre los usuarios y un sistema.
• Historias de usuario: Describen una característica o funcionalidad deseada desde la perspectiva del usuario.
• Diagramas de flujo de datos: Ilustran el flujo de datos a través de un sistema.
• Diagramas entidad-relación: Modelan las relaciones entre entidades de datos.
• Diagramas de contexto: Muestran los límites del sistema y las interacciones con su entorno.

Las plantillas específicas del sector pueden ayudar a adherirse a las metodologías de desarrollo establecidas, proporcionar un marco estructurado para gestionar proyectos complejos y garantizar una colaboración eficaz entre equipos multifuncionales.

• Plantillas del ciclo de vida del desarrollo de software (SDLC): Proporcionan directrices estructuradas para las distintas fases del desarrollo de software.
• Plantillas ágiles: Soportan metodologías de desarrollo iterativo e incremental.
• Plantillas de análisis empresarial: Se centran en comprender las necesidades y los procesos empresariales.

A la hora de buscar plantillas de documentos de recopilación de requisitos, Internet ofrece una gran cantidad de recursos. Desde bibliotecas de plantillas especializadas hasta herramientas de gestión de proyectos y comunidades online, puedes encontrar una gran variedad de opciones que se adapten a tus necesidades.

• Bibliotecas de plantillas: Sitios web como Lucidchart, Draw.io y Creately ofrecen una amplia colección de plantillas preconstruidas.
• Software de gestión de proyectos: Herramientas como Jira, Asana y Trello suelen incluir plantillas integradas para la recopilación de requisitos.
• Comunidades en línea: Plataformas como Reddit y Stack Overflow pueden proporcionar plantillas o consejos específicos basados en el dominio de tu proyecto.

Recopilar requisitos para un nuevo proyecto de UX es un proceso que puede llevar tiempo y esfuerzo, pero no es negociable. Independientemente de la marca o el sector, los equipos de diseño necesitan dirección: necesitan saber a qué aspiran. Ese es el papel de los requisitos: te da el alcance, las limitaciones, las definiciones y los objetivos. Como paso crucial en cualquier proyecto, debes asegurarte de que te tomas el tiempo necesario para validar los requisitos iniciales que recibes del cliente. Asegúrate de que tú y tu equipo comprendéis al cliente y los problemas que pretende resolver con el producto, antes de empezar a intentar comprender a los propios usuarios. La documentación, hecha con cuidado y con muchas aportaciones de todos, es clave.