Le guide ultime de la gestion des exigences pour les débutants

Les exigences relatives aux produits peuvent être un sujet assez intimidant pour les débutants. Après tout, il s’agit d’un sujet qui touche au design des choses, mais aussi à l’économie et à l’ingénierie. Gérer les exigences d’un projet implique un travail acharné, de nombreux prototypes et tests, ainsi que de longues réunions d’équipe.

Mais que signifie gérer les exigences dans un projet donné ? La théorie veut que l’on mette tout par écrit et que l’on parte de là. Mais qu’est-ce que cela signifie en pratique ? Quel est le rôle d’un carnet de commandes ou d’une bonne vieille histoire d’utilisateur dans la gestion des exigences ? Nous allons examiner de plus près une face souvent mal comprise du design UI et UX, en passant par les étapes initiales de la collecte de données et en allant jusqu’à des prises alternatives sur le processus classique de gestion des exigences. Plongeons dans le vif du sujet.

Imaginez que vous commenciez un projet sans direction claire, avec seulement une vague idée du résultat. C’est là que la gestion des exigences entre en jeu : c’est le processus qui transforme des objectifs abstraits en un plan concret et réalisable. Que vous construisiez une application web ou que vous créiez un produit, la gestion des exigences vous sert de guide, en décrivant exactement ce qui doit être fait pour répondre aux attentes de l’entreprise et des utilisateurs.

À la base, la gestion des exigences consiste à garder trace de tous les détails essentiels qui contribuent à façonner votre projet. Il s’agit en quelque sorte du plan directeur de votre projet, qui couvre tout, des stratégies à grande échelle, comme la manière dont le produit générera des revenus, aux plus petites interactions qu’un utilisateur pourrait rencontrer. La gestion des exigences ne s’arrête pas au lancement du développement, c’est un processus continu qui évolue avec votre projet, jusqu’à la publication et même au-delà.

Dès le début, vous collaborez avec le client pour comprendre les principaux besoins de l’entreprise. Au fur et à mesure de l’avancement du projet, de nouveaux besoins apparaissent et les besoins existants peuvent évoluer. Lorsque vous organisez les choses et que tout le monde est sur la même longueur d’onde, rien ne passe à travers les mailles du filet et toute l’équipe peut travailler ensemble pour atteindre le même objectif.

Ce processus ne consiste pas seulement à cocher des tâches sur une liste, mais aussi à affiner et à façonner le projet au fur et à mesure qu’il avance. Une chose est sûre : si vous voulez créer quelque chose de réussi, une gestion efficace des exigences n’est pas négociable.

L’un des plus grands défis de la gestion des exigences est de tout organiser. Chaque exigence s’accompagne d’une pile d’informations, de notes, de résultats de tests et de prototypes qui concrétisent les exigences. La quantité de détails peut rapidement devenir écrasante, c’est pourquoi il est essentiel de rester organisé. Sans une documentation appropriée, il est facile de perdre la trace de détails importants.

Vous et votre équipe vous appuierez sur divers documents pour que tout soit accessible et à jour. Par exemple, spécifications fonctionnelles permettent de suivre les exigences du début à la fin et de guider les développeurs dans les détails techniques. En outre, la création d’un cas d’utilisation peut fournir un exemple clair de la manière dont les utilisateurs interagiront avec le système, en donnant un aperçu des objectifs de l’utilisateur et des fonctionnalités du système. Nous examinerons ces points plus en détail ultérieurement, mais l’essentiel est que la documentation soit essentielle pour que rien ne se perde.

Un autre aspect important de la gestion des exigences est la collaboration. Il ne suffit pas qu’une seule équipe s’occupe de tout, la collecte, la gestion et la mise en œuvre des exigences est un travail d’équipe. Tout le monde doit être impliqué pour s’assurer que rien n’est laissé au hasard.

Supposons, par exemple, qu’une caractéristique essentielle de votre produit soit l’un des principaux arguments de vente avancés par le client. Les designers devront donner leur avis sur la manière dont cette fonctionnalité peut être concrétisée visuellement, tandis que les ingénieurs devront déterminer comment la mettre en œuvre techniquement. Il s’agit d’un processus de va-et-vient qui bénéficie de la multiplicité des points de vue.

Enfin, il existe une relation étroite entre la mise en œuvre et les tests. Faire passer une idée d’une exigence écrite à une fonctionnalité opérationnelle signifie construire quelque chose de réel, des prototypes et des tests. wireframesIl s’agit d’un prototype que votre équipe peut tester et valider. Le fait de voir comment une exigence fonctionne dans un prototype permet à votre équipe et au client de déterminer si le projet va dans la bonne direction.

La construction de prototypes précoces est essentielle, car elle donne vie aux exigences et permet aux parties prenantes de confirmer qu’il s’agit exactement de ce qu’elles veulent avant d’aller plus loin dans le développement. Cela permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et d’éviter les mauvaises surprises en cours de route.

Une fois que la vue d’ensemble est claire, il est temps d’approfondir chaque exigence. Chaque détail compte, et en définissant clairement ce qui est nécessaire, en particulier en ce qui concerne la gestion de l’information, il est possible d’améliorer la qualité de l’information. Design UIGrâce à la définition des exigences, vous vous assurez que tout le monde – les designers, les développeurs et les parties prenantes – est sur la même longueur d’onde. Décortiquons les types d’exigences et leur origine pour faciliter ce processus.

Toutes les exigences ne sont pas identiques. Vous en trouverez deux types principaux : les exigences fonctionnelles et les exigences non fonctionnelles.

• Les exigences fonctionnelles expliquent ce que le produit ou le système doit faire. Il s’agit des caractéristiques, des actions et des comportements qui définissent le fonctionnement de la solution. Considérez-les comme le « quoi » derrière la fonctionnalité de base du produit, comme la connexion ou le traitement d’un paiement.
• Les exigences non fonctionnelles, quant à elles, se concentrent sur les performances du système. Elles couvrent des aspects tels que les performances, la sécurité ou la facilité d’utilisation. Bien qu’elles ne décrivent pas une fonction spécifique, elles sont tout aussi essentielles à la livraison d’un produit réussi. Par exemple, la rapidité de chargement du système ou la sécurité du processus de connexion.

Les exigences peuvent également provenir d’angles différents, chacun ayant son propre objectif.

• Les exigences commerciales décrivent ce que l’entreprise ou le client souhaite réaliser avec le produit. Il s’agit des objectifs de haut niveau qui font avancer le projet, tels que l’augmentation du chiffre d’affaires ou l’amélioration de la satisfaction du client.
• Les exigences des utilisateurs se concentrent sur les besoins des personnes qui utilisent le produit. Ces exigences sont déterminées par les objectifs des utilisateurs et la manière dont ils souhaitent interagir avec le système, qu’il s’agisse d’une navigation fluide ou de fonctionnalités faciles à comprendre.
• Les exigences du système traitent de l’aspect technique, en décrivant ce qui est nécessaire pour construire le produit et en assurer l’aide. Ces exigences garantissent que la base technique peut tout gérer, de la puissance de traitement au stockage des données.

Il est essentiel de comprendre les sources des exigences pour s’assurer que rien d’important n’est oublié.

• Les parties prenantes, comme les clients ou les chefs de projet, fournissent des informations sur les besoins de l’entreprise et la vision du produit.
• Les utilisateurs finaux, les personnes qui interagiront réellement avec le produit, sont essentiels pour déterminer ce qui rendra leur expérience facile et agréable.
• N’oubliez pas non plus les objectifs commerciaux, qui permettent de relier les exigences aux objectifs plus généraux de l’entreprise, afin de garantir que le projet apporte une valeur ajoutée allant au-delà des seules fonctionnalités.

Lorsque l’apport de chacun est pris en compte, le résultat est un produit qui non seulement fonctionne, mais aussi répond aux besoins de l’entreprise et de ses utilisateurs.

La gestion des exigences ne consiste pas seulement à cocher des cases, mais c’est un processus dynamique et évolutif qui vous mène de la compréhension des besoins d’un projet à la livraison d’un produit fini. Au lieu de suivre un chemin simple et linéaire, ce processus a un flux et un reflux naturels, ce qui oblige souvent les équipes à revoir et à ajuster leurs étapes. Il s’agit d’aller de l’avant tout en s’adaptant au fur et à mesure. Décomposons ce processus en étapes clés.

Tout commence par la collecte des bonnes informations. Avant de pouvoir construire quoi que ce soit, vous devez bien comprendre ce que le produit doit faire et pourquoi. C’est à ce stade que votre équipe se rapproche du client et entre dans les détails, en comprenant son activité, ses objectifs et ce qu’il souhaite réaliser avec le produit. L’objectif est de s’assurer que l’équipe connaît parfaitement le projet avant d’aller de l’avant.

Recueil des besoins implique plusieurs techniques, chacune offrant un moyen d’explorer les besoins et les attentes du client et des utilisateurs. Qu’il s’agisse d’entretiens portant sur des besoins spécifiques, d’ateliers réunissant des équipes pour un brainstorming ou encore d’enquêtes permettant de recueillir des informations générales, chaque méthode a ses points forts.

Lorsque vous recueillez les exigences, vous ne vous contentez pas d’écouter ce que dit le client, car il ne sait peut-être pas exactement ce dont il a besoin. Il s’agit plutôt de traduire sa vision en éléments clairs et réalisables qui ont un sens à la fois pour l’équipe et pour le produit final.

Même si nous aimerions que les exigences d’un projet restent les mêmes du début à la fin, c’est rarement le cas. En réalité, le changement fait partie du processus. Que ce soit en raison de l’évolution des besoins des clients, de nouvelles idées des utilisateurs ou de contraintes techniques imprévues, il est essentiel de gérer efficacement les modifications des exigences. Mais comment gérer ces changements sans faire dérailler le projet ? C’est là qu’intervient le processus de gestion du changement.

Lorsqu’une nouvelle exigence ou une demande de changement apparaît, il est important de mettre en place un processus clair pour la traiter en douceur. Tout d’abord, le besoin de changement doit être identifié – il peut provenir de n’importe quelle direction, qu’il s’agisse du retour d’information des parties prenantes, de l’équipe de développement ou même des utilisateurs. Une fois le changement potentiel repéré, l’étape suivante consiste à formaliser le processus de changement.

Il s’agit de définir clairement la manière dont une demande de changement doit être soumise, les informations nécessaires et la manière dont la demande sera évaluée. La formalisation de cette étape permet de s’assurer que tout le monde connaît les canaux appropriés et que le changement n’est pas effectué au hasard. À partir de là, on passe à l’étape de l’approbation, où le changement proposé est documenté et communiqué à toutes les personnes concernées, afin que personne ne soit laissé dans l’ignorance.

Lorsqu’une modification est demandée, il est important de comprendre comment elle affectera le projet. C’est là qu’intervient l’analyse d’impact. Toute modification des exigences peut avoir des répercussions sur la portée, le budget et le calendrier du projet. Le développement de cette modification prendra-t-il plus de temps ? Nécessitera-t-il des ressources supplémentaires ? Le budget risque-t-il d’être grevé ?

Outre l’évaluation de ces impacts sur le projet, il est tout aussi important de prendre en compte la manière dont le changement affecte les parties prenantes. La gestion des attentes des parties prenantes devient alors cruciale. Les parties prenantes doivent être tenues informées de la manière dont le changement peut modifier le cours du projet.

La communication de ces impacts, que ce soit sur les délais, les ressources ou les fonctionnalités, permet de s’assurer que tout le monde comprend la nécessité et les implications du changement.

La gestion des attentes tout au long du processus permet aux parties prenantes de rester informées et alignées, même lorsque des ajustements sont nécessaires.

Une fois que les exigences ont été recueillies et gérées, l’étape suivante consiste à s’assurer qu’elles sont exactes et en parfaite adéquation avec les objectifs du projet. C’est là que la validation et la vérification entrent en jeu, en veillant à ce que le produit réponde à la fois aux besoins de l’entreprise et aux attentes techniques.

La validation consiste à s’assurer que les exigences reflètent les besoins réels du client et des utilisateurs. Il ne s’agit pas seulement d’écrire ce que le produit doit faire, mais de vérifier que ce qui est construit est la bonne chose à faire pour fournir la valeur attendue. Avec Justinmind, vous pouvez facilement valider les exigences par des méthodes telles que le prototypage et les révisions.

Prototypage joue un rôle important dans la validation des exigences. L’élaboration de modèles préliminaires du produit vous permet de voir comment les exigences se traduisent en une expérience réelle et interactive. Il est ainsi plus facile de repérer les incohérences ou les lacunes dès le départ, ce qui permet d’éviter les problèmes ultérieurs. Les prototypes interactifs permettent aux parties prenantes et aux utilisateurs de voir comment les fonctionnalités fonctionneront, ce qui aide les équipes à déterminer s’il y a lieu d’apporter des ajustements avant de passer à l’étape suivante.

Une autre technique essentielle est l’examen des exigences. Au cours de ces sessions, les parties prenantes et les membres de l’équipe examinent ensemble les exigences pour s’assurer qu’elles correspondent aux objectifs de l’entreprise. Il s’agit d’un processus de collaboration où le retour d’information est essentiel pour s’assurer que les exigences répondent aux attentes de chacun. Ces révisions permettent également aux équipes d’identifier des problèmes potentiels qui n’étaient peut-être pas apparus plus tôt.

Dans les deux cas, la validation vous aide à vous assurer que les exigences ne sont pas simplement des listes de contrôle techniques, mais des lignes directrices significatives qui reflètent les besoins de l’entreprise et les attentes des utilisateurs. Cette étape est essentielle pour combler le fossé entre les idées initiales et ce que le produit final devrait réellement réaliser.

Alors que la validation permet de s’assurer que les bonnes exigences sont définies, la vérification vise à s’assurer qu’elles sont correctement mises en œuvre. En d’autres termes, il s’agit de confirmer que le produit correspond à ce qui a été demandé à l’origine. La vérification s’effectue par le biais de tests et de processus d’assurance qualité afin de confirmer que le produit répond aux exigences documentées.

Lorsque les équipes effectuent des tests, elles peuvent voir si chaque fonctionnalité fonctionne comme prévu et s’assurer que l’ensemble de la solution est conforme aux exigences fonctionnelles et non fonctionnelles.

Ces tests permettent de détecter rapidement les erreurs et de s’assurer que le produit fonctionne comme il se doit.

La vérification permet d’avoir l’esprit tranquille, sachant que le produit ne répond pas seulement aux attentes du client et des utilisateurs, mais qu’il fonctionne également de manière correcte et cohérente avant le lancement.

La gestion efficace des exigences ne se limite pas à la collecte d’informations et à leur organisation. Pour vraiment réussir, il existe des pratiques exemplaires qui peuvent faire une grande différence dans le maintien des projets sur la bonne voie. Examinons quelques-unes des approches clés qui peuvent contribuer à la réussite d’un projet.

L’une des pratiques les plus importantes consiste à impliquer les parties prenantes dès le début et à les maintenir impliquées tout au long du processus. Une implication précoce vous permet de recueillir des informations essentielles sur ce que le produit doit apporter, tant du point de vue de l’entreprise que de celui de l’utilisateur. Lorsque les parties prenantes sont impliquées dès le premier jour, elles peuvent fournir un retour d’information qui détermine l’orientation du projet.

Mais cela ne s’arrête pas là. L’implication permanente des parties prenantes permet de s’assurer que tout le monde est en phase avec le projet au fur et à mesure de son évolution. Des contrôles réguliers, des mises à jour et des révisions permettent aux parties prenantes d’exprimer leurs préoccupations, de clarifier leurs besoins et de s’assurer que le projet reste sur la bonne voie. Cette communication cohérente peut également permettre d’éviter des surprises plus tard, lorsque les changements sont plus difficiles à intégrer.

La rédaction d’exigences claires et mesurables est une autre pratique cruciale. Une façon d’y parvenir est d’utiliser la méthode SMART, qui permet de s’assurer que chaque exigence est.. :

• Spécifiques : veillez à ce que chaque exigence soit claire et précise, ne laissant aucune place à l’incompréhension.
• Mesurable : définissez comment le succès sera mesuré, que ce soit au moyen d’indicateurs spécifiques ou de critères de performance.
• Réalisables : faire en sorte que les exigences restent réalistes compte tenu des contraintes du projet, telles que le temps et les ressources.
• Pertinent : se concentrer sur ce qui est vraiment important pour les objectifs du projet et de l’entreprise.
• Limité dans le temps : fixer des délais pour chaque exigence afin de s’assurer qu’elle est satisfaite dans les délais prévus pour le projet.

Cette approche vous permet d’éviter les exigences vagues qui pourraient être source de confusion et de désalignement par la suite. Les exigences SMART donnent à l’équipe une feuille de route claire à suivre, ce qui facilite le suivi des progrès et permet de s’assurer que chaque objectif est atteint.

Dans de nombreux projets, en particulier les projets agiles, la flexibilité est essentielle. Les exigences changent souvent à mesure que de nouvelles informations arrivent, et l’équipe doit être prête à s’adapter. C’est pourquoi il est de plus en plus courant d’adopter une approche agile de la gestion des exigences. Au lieu de verrouiller toutes les exigences dès le départ, les projets agiles permettent des ajustements continus.

Cette flexibilité n’est pas synonyme de chaos, il s’agit d’être réactif à l’évolution des besoins tout en gardant à l’esprit les objectifs globaux du projet. Les équipes travaillent par sprints courts, ce qui leur permet d’affiner les exigences en fonction du retour d’information et des nouvelles découvertes. Cette approche adaptative aide les projets à rester pertinents et garantit que ce qui est construit répond toujours aux besoins des utilisateurs et de l’entreprise, même si les choses changent en cours de route.

Une autre bonne pratique consiste à s’assurer que chaque exigence est correctement documentée et facile à retracer. Tout au long du projet, il est important de conserver un enregistrement clair de toutes les exigences, des plus importantes aux plus petites. Ainsi, si des questions se posent ultérieurement ou si des modifications sont nécessaires, vous pourrez facilement remonter à la source de chaque exigence, qu’il s’agisse d’une partie prenante, d’un objectif commercial ou d’un besoin de l’utilisateur.

Une bonne documentation permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde et d’éviter les malentendus. En outre, la traçabilité des exigences facilite grandement le suivi des progrès, la vérification que tout est mis en œuvre comme prévu et la garantie que rien n’est oublié.

Même avec les meilleures intentions, certaines erreurs peuvent faire déraper un projet. Il est tout aussi important de savoir ce qu’il faut éviter que de suivre les meilleures pratiques. Vous trouverez ci-dessous quelques pièges courants qui peuvent causer des problèmes s’ils ne sont pas gérés correctement.

L’une des plus grandes erreurs est de ne pas être suffisamment clair dans les exigences. Des exigences vagues ou ambiguës laissent trop de place à l’interprétation, ce qui entraîne souvent une certaine confusion. Lorsque l’équipe ne sait pas exactement ce qui doit être construit, vous risquez de livrer un produit qui ne correspond pas aux attentes du client ou aux besoins des utilisateurs.

La clé est de s’assurer que chaque exigence est claire comme de l’eau de roche et ne laisse aucune place aux malentendus. Prendre le temps de tout définir en détail peut sembler un surcroît de travail au début, mais cela évite bien des maux de tête par la suite, lorsque l’équipe sait exactement ce qu’elle doit livrer.

Une autre erreur fréquente est une mauvaise communication. Lorsque les équipes et les parties prenantes ne sont pas sur la même longueur d’onde, les choses peuvent rapidement déraper. Une mauvaise communication peut conduire à des délais non respectés, à des fonctionnalités qui ne correspondent pas aux objectifs de l’entreprise, voire à des efforts redondants.

Une communication cohérente et ouverte est essentielle tout au long du projet. Des mises à jour régulières, des boucles de retour d’information et des canaux de discussion clairs permettent de s’assurer que tout le monde est aligné et travaille dans le même sens. Sans cela, même les plans les mieux conçus peuvent tomber à l’eau.

Le glissement de périmètre se produit lorsque les exigences du projet commencent à dépasser ce qui était prévu à l’origine. Si l’on peut s’attendre à de petites modifications, un trop grand nombre d’ajouts non contrôlés peut submerger l’équipe et faire exploser le budget et le calendrier. Il est facile de vouloir ajouter de nouvelles fonctionnalités, mais cela peut se faire au détriment de la réalisation des exigences de base dans les délais impartis.

La meilleure façon d’éviter le glissement de périmètre est de gérer soigneusement les changements. Chaque fois qu’une nouvelle exigence ou une nouvelle fonctionnalité est proposée, il est important d’évaluer son impact sur le calendrier et le budget du projet. De cette façon, vous pouvez vous assurer que l’équipe ne s’engage pas trop et que le projet reste concentré sur ses objectifs initiaux.

Une autre erreur à éviter est de négliger la documentation. Il est facile d’être pris par les tâches quotidiennes d’un projet et d’oublier de documenter correctement les exigences, les décisions ou les changements. Mais lorsque la documentation passe à travers les mailles du filet, il peut être difficile de suivre les progrès, de gérer les mises à jour ou même de se souvenir des raisons pour lesquelles certaines décisions ont été prises.

Le suivi de la documentation tout au long du projet permet d’organiser l’ensemble et de s’assurer que rien n’est oublié. Des outils comme La fonction de gestion des exigences de Justinmind facilite la gestion, la documentation et le suivi des exigences, aidant ainsi les équipes à rester alignées même si les choses changent au fil du temps.

En évitant ces erreurs courantes, le manque de clarté, la mauvaise communication, l’élargissement du champ d’application et l’oubli de la documentation, vous pouvez contribuer au bon déroulement du projet et faire en sorte que le produit final réponde aux attentes.

Gérer les exigences, c’est gérer le projet lui-même. Il est très important de rester organisé et de tout documenter, depuis les besoins du client jusqu’aux derniers tests. Avec une telle quantité d’informations, il est essentiel d’en garder la trace.

La collaboration est tout aussi importante. L’ensemble de l’équipe doit travailler ensemble, en gardant à l’esprit tous les détails. Le prototypage permet de faire passer les idées de la page à la réalité, ce qui facilite grandement les tests et les mises au point.

Avec ce guide, vous êtes prêt à mener votre équipe à travers les défis de la gestion des exigences et à donner vie à votre projet.